نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌ها بخش جدانشدنی زندگی فردی و کاری جوامع شده‌اند و زندگی بدون آن‌ها تقریباً قابل تصور نیست. مهم‌ترین کارکرد این ابزارهای فناورانه، تسهیل امور اداری و حذف اضافه‌کاری‌هایی است که منجر به صرف هزینه‌های زمانی و مالی می‌شوند. نرمافزارهای سازمانی هم از همین قاعده پیروی می‌کنند تا در نهایت سادگی، امنیت، شفافیت و پویایی اطلاعات را در ساختارهای اداری و تجاری برقرار کنند.
تجهیز همه کسب‌وکارهای بزرگ، متوسط و کوچک به این نرم‌افزارها به‌ویژه نرمافزارهای مالی و حسابداری که با شفافیت و کاهش خطا در ثبت اطلاعات، حیات سازمان‌ها را تضمین می‌کنند برای هریک از این سطوح، دستاوردهایی دارد.
نرم‌افزار جامع مالی و حسابداری
نرم‌افزار جامع مالی و حسابداری با قابلیت‌های مختلف، ابزاری کارآمد و مؤثر برای مدیریت مالی یک کسب‌وکار متوسط و بزرگ است. چراکه متناسب با ابعاد کسب‌وکارها و گستردگی آن‌ها امکان ثبت و گردش کامل اطلاعات در همه ارکان سازمانی را در چشم برهم زدنی میسر می‌کند. این سیستم به پویایی هر چه بیشتر کسب‌وکارها منجر شده و فرآیندهای اجرایی را سرعت می‌دهد. در این مقاله تلاش می‌کنیم تا از اهمیت یکپارچگی نرم‌افزار جامع مالی تحت وب در کسب‌وکارهای متوسط سخن بگوییم:
کسب‌وکارهای متوسط کدام‌اند؟
امروز دیگر شکی نیست که ایجاد کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، موتور محرکه توسعه اقتصادی و اجتماعی‌اند و زمینه رسیدن به رشد پایدار جوامع را فراهم می‌کنند. آمارها و تحقیقات جهانی نشان میدهند که کسب‌وکارهای کوچک و متوسط در افزایش درآمد اقتصاد جهانی بسیار تأثیرگذارند. این کسب‌وکارها با ۴ ویژگی عمده کارآفرینی، نوآوری و تغییر فناوری، فرصت‌های شغلی متعدد و جدید ایجاد می‌کنند.
بررسی ساختارهای اقتصادی و اجتماعی در بسیاری از کشورهای پیشرفته و تازه توسعه‌یافته نشان می‌دهد ایجاد و حمایت از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط یکی از اولویت‌های اساسی در برنامه‌های توسعه اقتصادی این کشورها است. چرا که این کسب‌وکارها راحت‌تر می‌توانند خود را با تغییرات پرشتاب محیطی انطباق بدهند.این شرکت‌ها سریع‌تر نسبت به عوامل اقتصادی و سیاسی واکنش نشان میدهند و ریسک کمتری را متحمل می‌شوند.
کسب‌وکارهای کوچک و متوسط در کشورهای مختلف جهان
کسب‌وکارهای کوچک و متوسط در کشورهای مختلف جهان دارای شباهت‌های بسیاری هستند. اما به‌طور قطعی تعریف واحد و یکسانی از آن‌ها وجود ندارد و هر کشور با توجه به شرایط خاص خود، تعریفی از آن‌ها ارائه کرده است. در برخی از کشورها این تعریف تنها بر اساس تعداد نیروی کار شکل می‌گیرد. درحالی‌که در برخی دیگر، متغیرهای مالی مانند گردش مالی و یا دارایی‌ها نیز در این تعریف گنجانده می‌شود. طبق تعریف بانک جهانی عنوان کسب‌وکارهای کوچک و متوسط به بنگاه‌هایی گفته می‌شود که دارای حداکثر ۳۰۰ نفر بوده و فروش کل سالیانه آن از ۱۵ میلیون دلار تجاوز نکند.
در ایران نیز تعریف کسب‌وکارهای کوچک و متوسط از سازمانی به سازمان دیگر فرق می‌کند و تعریف واحد و مشترکی در این خصوص وجود ندارد. حالا که با تعریف کسب‌وکار متوسط آشنا شدیم به بحث مدیریت امور مالی آن بازگردیم.
حجم عملیات مالی و حسابداری در کسب‌وکارهای کوچک نه به اندازه یک مغازه کوچک مثل یک سوپرمارکت محلی است و نه به اندازه یک کارخانه تولیدی و صنعتی، وسیع و پیچیده است. مدیریت مالی یک کسب‌وکار متوسط که شامل بخش‌های متعددی است به یک نرم‌افزار جامع و یکپارچه نیاز دارد. این سیستم می‌تواند پیگیری امور مختلف مالیاتی، گزارش‌های مالی، کنترل حساب‌ها، انجام امور انبارداری، حقوق دستمزد، بیمه و سایر عملیات دیگر را به‌طور کامل مدیریت کند.
ویژگی‌های نرمافزارهای جامع موفقیت کسب‌وکارهای متوسط و کوچک
نرمافزارهای جامع و یکپارچه در یک بستر برای دستیابی به اهدافی مشترک و منطبق با سیاست‌های سازمان، خاص طراحی‌شده‌اند. هر یک از این نرم‌افزارها چندین ماژول یا زیرسیستم دارند که به‌تنهایی نیز قابلیت کارکرد و ارائه خروجی را در خود دارند. اما در یک بستر پیوسته و مرتبط با سایر نرم‌افزارها، بانک اطلاعاتی جامع و شفافی را در دسترس همه واحدها و بخش‌های سازمان قرار میدهند.
به‌عنوان‌مثال یک سیستم حسابداری یکپارچه از زیرسیستم‌های مختلفی مانند انبار و حسابداری انبار، فروش، خزانه‌داری، حسابداری و … تشکیل شده است. این سیستم‌ها در عین حالی‌که هر یک به‌تنهایی قابلیت ارائه گزارش به واحد مربوطه خود را دارند همه اطلاعاتشان را در یک بانک اطلاعات مرکزی ذخیره می‌کنند. این مدل باعث می‌شود دسترسی به گزارشات تجمیع‌شده برای مدیران و افراد مرتبط سازمان ایجاد می‌شود.
سادگی کاربری:
از آنجاکه در پیاده‌سازی سیستم‌های یکپارچه معمولاً از یک ساختار همسان استفاده می‌شود کاربری آن‌ها برای کاربر نهایی بسیار ساده است. مثلاً کاربر با ورود به یک نرم‌افزار مشخص می‌تواند تمامی کارهای اداری خود را از یک درگاه پیگیری کند.
کاهش موازی کارها:
با توجه به مشترک بودن بسیاری از اطلاعات در زیرسیستم‌ها، ورودی اطلاعات به نرم‌افزار جامع به‌شدت کاهش می‌یابد. این ويژگی در زمان نیروی انسانی و دیگر منابع سازمانی صرفه‌جویی می‌کند و از کارهای موازی می‌کاهد.
صرفه‌جویی در منابع و هزینه‌ها:
بدیهی است که خرید یک نرم‌افزار جامع با کارکردهای متفاوت نسبت به خرید چندین سیستم برای سازمان‌ها صرفه اقتصادی بیشتری دارد. این صرفه‌جویی را می‌توان در استقرار و پیاده‌سازی نرم‌افزارها و پشتیبانی از آن‌ها نیز دید. ضمن اینکه هزینه‌های پشتیبانی از یک سیستم جامع به‌مراتب کمتر از پشتیبانی از چندین سیستم جزیره‌ای و جداگانه است.
نرمافزارهای اختصاصی حوزه مالی حسابداری:
معمولاً شرکت‌های تولیدکننده نرمافزارهای جامع مالی و اداری پس از ورود به یک حوزه کسب‌وکار و شناخت نیازهای مشتریان به شخصی‌سازی یا سفارشی‌سازی نرم‌افزارها رو می‌آورند. به این ترتیب شرکت‌ها مطابق درخواست‌ها و نیازهای اختصاصی مشتریان، تغییراتی را در ابزارها و روش‌های عملکردی نرمافزارهای خود اعمال می‌کنند.
این تغییرات اغلب مختص همان کسب‌وکار است و می‌توانند الگوهای درخواستی کارابران سازمانی را به انجام برساند. این سفارشی‌سازی معمولاً در لایه‌های بالاتر یعنی حیطه عملکردی کسب‌وکارها نیز راه می‌یابد و نیازهای صنفی را پوشش می‌دهد.