شرکت‌ها در هر صنایع و حوزه تولیدی یا خدماتی، نیازمند استفاده از نرم افزار حسابداری شرکتی هستند. شاید به همین دلیل است که طراحی و ارائه نرم‌افزارهای حسابداری از اولین حوزه‌هایی بود که توسط شرکت‌های فناوری اطلاعات به آن پرداخته شد.
از سوی دیگر مهم‌ترین پیشرفت‌های چندین سال اخیر و انقلاب در صنعت مالی را توسعه نرم‌افزارهای حسابداری و مالی می‌دانند؛ انقلابی که رد پای آن را می توان در توسعه تبادلات مالی بین المللی، پیچیدگی مدیریت سیستم‌های مالی شرکت‌های بزرگ و نیاز به شفافیت و تعیین سلامت مالی ساختارها، جست.
ساده‌ترین تعریف از نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی این است که به کمک آنها گردش مالی سازمان‌ها ثبت می‌شوند. گزارش‌های این نرمافزارها، مهم‌ترین ابزار مدیران برای بهینه‌سازی ساختارهای مالی و بهبود عملیات سازمان‌هاست.
انواع نرم افزار حسابداری شرکتی چیست؟
حسابداری شرکتی انواع مختلفی دارد و در آن، تمام امور شرکت‌های دولتی و شرکت‌های خصوصی از جمله حقوق و دستمزد، بازرگانی، خزانه و خریدوفروش مدیریت و کنترل می‌شوند. آماده‌سازی حساب نهایی، ایجاد صورت گردش وجوه نقد، ایجاد ترازنامه، تفسیر نتایج مالی شرکت و …. از جمله وظایف حسابداری شرکتی است.
مدیران با استفاده از نرم‌افزار حسابداری شرکتی، دقت و سرعت کارها را بالا می‌برندچراکه گزارش‌های کامل و منظم نرمافزارها، مدیریت بهینه و امکان خلاصه‌سازی اطلاعات و بهره‌مندی از آنها را به دنبال دارند.
- حسابداری شرکت بازرگانی
- حسابداری شرکت پیمانکاری
- حسابداری شرکت تولیدی
- حسابداری شرکت خدماتی
چرا باید از نرم افزار حسابداری شرکتی استفاده کنیم؟
ساده‌ترین دلیل برای فراهم کردن نرم افزار حسابداری، سهولت در ثبت رویدادهای مالی و گردآوری اسناد حسابداری بخش‌های مختلف مانند انبار، دریافت و پرداخت، حقوق و دستمزد و ساختار منابع انسانی و … است؛ ضمن اینکه گزارش‌های مالی که با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی تولید می‌شوند، به مدیران چشم‌انداز روشنی از وضعیت موجود و برنامه‌های ضروری آینده، ارائه می‌کند.
بررسی داده‌ها و اطلاعات مالی، ارزیابی وضعیت مالی شرکت، رسیدگی به امور مالیاتی، بررسی و گزارش‌دهی درباره میزان سود و زیان، پیش‌بینی بودجه و تعیین استراتژی‌های آتی مهم‌ترین ارزش‌افزوده‌های نرم افزار حسابداری شرکتی در ساختارهای مالی است.
مزایای نرم افزار حسابداری شرکتی در یک نرم‌افزار یکپارچه ERP تحت وب چیست؟
نرم‌افزار حسابداری شرکتی اگر جزئی از یک نرم افزار ERP تحت وب باشد به مدیران کمک می‌کند تا در وقت و هزینه‌تان صرفه‌جویی کرده و یک تجارت ارزشمند را پیاده‌سازی و مدیریت کنید. از مزیت‌های نرم افزار حسابداری شرکتی می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- ثبت، پردازش و دریافت گزارش از اطلاعات حسابداری
اولین کار نرم‌افزار حسابداری ثبت مکانیزه، آسان و دقیق اطلاعت و داده‌های مالی است. مثلاً صدور دستی فاکتورها و اسناد مالی با یک برنامه حسابداری به راحت‌ترین شکل انجام می‌شود. ارائه انواع گزارش‌های خودکار از سود و زیان، حساب مشتری، تعداد موجودی‌ها، پیش‌بینی‌ها و. نیز از دیگر مزیت‌های این برنامه است که به انجام می‌رسند.
- مدیریت جریان نقدی با ابزار کارآمد و به‌صرفه
نرم‌افزار حسابداری درواقع ابزار اتوماسیون مالی شما در سازمانتان است که اجازه می‌دهد تا پرداخت‌ها و روند گردش مالی را ثبت و ضبط کنید. سلامت مالی شرکت را اندازه‌گیری کنید، سرعت انجام کارها را به‌شدت بالا ببرید و بهره‌وری سازمانی خود را ارتقاء دهید. با این ابزار می‌توانید آینده را پیش‌بینی کنید و نقاط ریسک مالی خود را شناسایی کنید. - سیستم مدیریت منابع
هر کسب‌وکاری از منابع مختلفی اعم از نیروی انسانی تا مواد خام و … برای تولید نهایی خود استفاده می‌کند. نرم‌افزار حسابداری امکان محاسبه هریک از این منابع را به‌راحتی در اختیارتان قرار می‌دهد؛ مثلاً با سهولت و در حجم گسترده می‌توانید سیستم یکپارچه حقوق کارمندان را ایجاد و محاسبه کنید و پرداخت‌ها را با صرف کمترین زمان ممکن، انجام دهید.
ده گام مهم برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی :
گام 1: درک نیازهای حوزه مالی
در اولین گام برای انتخاب نرم‌افزار حسابداری باید درک مناسبی از نیازها و اولویت‌‌های حوزه مالی سازمانتان داشته باشید. می‌دانید که هر نرم‌افزار حسابداری یك سری امكانات و زیرسیستم‌ها دارد که کارکردهای متفاوتی دارند و در یک بستر یکپارچه کارایی خود را عرضه می‌کنند.
ازجمله این زیرسیستم‌ها می‌توان به حسابداری مالی، انبارداری، خریدوفروش، چك و بانك، خزانه‌داری، حقوق و دستمزد، ارتباط با مشتری (CRM)، دبیرخانه و اتوماسیون اداری و … اشاره کرد.
گام 2 : انتخاب زیرسیستم های مورد نیاز حسابداری
باید بدانید برای کسب‌وکارتان به کدامیک از این زیرسیستم‌ها و با چه امکاناتی نیاز دارید. مثلاً حسابداری مالی برای ثبت سند حسابداری و گزارش تراز مالی و دفترنویسی مالیاتی، نرم‌افزار انبار و خریدوفروش برای ثبت رسید و حواله ورود و خروج كالا از انبار و محاسبه قیمت تمام‌شده و ثبت فاكتور، نرم‌افزار حقوق و دستمزد برای ثبت كاركرد کارکنان و قراردادهایشان و صدور فیش حقوقی و نرم‌افزار خزانه‌داری برای ثبت چک‌ها و ورود و خروج پول و … استفاده می‌شوند.
گام 3 : بررسی زیرسیستم‌های مورد نیاز نرم افزار حسابداری شرکتی
علاوه بر شناخت زیرسیستم‌ها و امكاناتشان از وضعیت محصولات موجود در بازار و به‌ویژه صنفی که در آن مشغولید هم اطلاعاتی به دست آورده و مطلع شوید که آیا هم‌صنفانتان از نرم‌افزار خاصی استفاده می‌کنند؛ مثلاً ما می‌دانیم که صنف صرافی‌ها از نرم‌افزار صرافی خاص و یا شرکت‌های پخش‌های مواد غذایی، آرایشی و بهداشتی و دارویی از نرم‌افزار پخش مویرگی برای کسب‌وکار خود استفاده می‌کنند. این احتمال وجود دارد که صنف شما هم نرم‌افزار تخصصی خود را داشته باشد.
گام 4 : بررسی قیمت نرم افزارهای حسابداری شرکتی موجود
وقتی در همه عرصه‌ها «قیمت» حرف اول را می‌زند پس در حوزه نرم‌افزار انتخاب برنامه حسابداری مالی هم باید به« قیمت» توجه ویژه داشته باشید. برای این مهم باید میان امکانات و انتظارات موردنظر از نرم‌افزار حسابداری و بودجه قابل پرداخت برای آن از سوی شرکت به توازنی مطلوب و معقول برسید و با بهترین و نه لزوماً ارزان‌ترین قیمت، آن را تهیه کنید.
گام 5 : بررسی پایداری و امنیت نرم افزار حسابداری شرکتی مورد نظر
پایداری و امنیت بانک اطلاعاتی از مهم‌ترین معیارهای انتخاب بهترین نرم‌افزار حسابداری است؛ چون تمامی داده‌ها و اطلاعات واردشده در بانک‌های اطلاعاتی ذخیره می‌شوند. دقت کنید که بهترین نرم‌فزار با بیشترین امنیت را تهیه کنید.
گام 6 : بررسی سهولت کاربری و تجربه کاربری نرم افزار مالی
سهولت کاربری، زیبایی گرافیکی یا UI کار با نرم‌افزار را لذت‌بخش می‌کند. در کنار زیبایی گرافیکی، تجربه کاربری (UX) است. به یاد داشته باشید که نرم‌افزاری با کاربرد ساده و طراحی بهینه با کمترین کلیک، شما را به منوی مورد نظرتان می‌رساند.
گام 7: بررسی تطبیق پذیری با قوانین سازمان های بالا دستی
اختلال و مشکلات کارکردی در نرمافزارها اجتناب‌ناپذیر است؛ضمن اینکه امکان درخواست‌های جدید و اعمال تغییراتی در نرمافزارها ضروریست. این دلایل باعث می‌شوند تا بر ضرورت انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری با قابلیت به‌روزرسانی و ارائه نسخه‌های جدید تأکید کنیم.
به‌عنوان‌مثال می‌دانید که یکی از نیازهای مهم هر کسب‌وکار، اجرای قوانین مالیاتی و تهیه گزارش‌ها موردنیاز برای مراجع مالیاتی است؛ بنابراین یک نرم‌افزار حسابداری خوب باید امکان به‌روز رسانی ، تطابق با قوانین و محاسبه ارزش‌افزوده و تهیه گزارش TTMS دارایی و گزارش‌های مالی مورد نیاز مراجع مالیاتی را داشته باشد.
گام 8: بررسی روش های پشتیبانی از نرم افزار حسابداری
شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار حسابداری با روش‌های مختلف مانند تلفن، ثبت تیکت در سامانه‌ها و… امکان پشتیبانی از نرم‌افزارهای حسابداری را در اختیار کاربران قرار می‌دهند؛ پس در هنگام خرید نرم‌افزار حسابداری، به خدمات پس از فروش و پشتیبانی آن توجه داشته باشید.
گام 9 : بررسی سرعت پردازش عملیات مالی و حسابداری
به یاد داشته باشید که سرعت نرم‌افزار حسابداری خصوصا در ساختارهای مالی بزرگ، عنصر کلیدی برای موفقیت آن است که باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود و در سازمان‌های بزرگ با ساختارهای مالی گسترده و پیچیده، امور جاری را به‌خوبی پوشش می‌دهد.
گام 10: حفظ امنیت اطلاعات مالی و حسابداری
هیچ فکر کرده‌اید اگر اطلاعات و اسناد مالی سازمانتان از دست بروند و یا دست‌کاری شوند چه خسارتی را متحمل می‌شوید؟ حفظ امنیت اطلاعات در برابر عوامل انسانی و عوامل طبیعی مانند آتش‌سوزی و… نگهداری از آنها در یک فضای امن را از مهم‌ترین و ضروری‌ترین نکات مهم در انتخاب نرم افزار حسابداری می‌کند.
گام 11: حفظ امنیت اطلاعات مالی و حسابداری
معیارتان برای شناخت و سنجش یک نرم‌افزار حسابداری را به قدرت تهیه گزارش و تجزیه‌وتحلیل آنها معطوف کنید. گزارش‌های کاربردی متناسب با نیاز مدیران و کاربران نرم‌افزارهای مالی و انجام روندهای کاری، افزایش آگاهی نسبت به فعالیت‌های مالی در آینده را برای بخش‌های مختلف سازمان به همراه دارد. چنین پزدارش‌هایی در قالب نرم افزار هوش تجاری هم ارائه می‌شود
