صاحبان کسب و کارهای اقتصادی که انبارداری و نگهداشت و ذخیره کالا یکی از محورهای اصلی فرآیندهای عملیاتی آنهاست می‌دانند که مدیریت موجودی‌کالا موفقیت آنها را تضمین می‌کند.این اصلی است که توجه به آن هر کسب و کاری را را متعادل و رو به رشد نگه‌ دارد.همه کسب و کارهای کوچک و بزرگ می‌توانند از نرم افزار انبارداری برای مدیریت موجودی کالا و پیگیری جریان کالاهای خود استفاده کنند.اهمیت مدیریت موجودی کالا در این است که سازمانها بدانند چه کالاهایی در انبار خود دارند و نحوه ورود و خروج آن چگونه است.

خواب کالا در انبار چیست؟

وقتی کالایی وارد انبار می‌شود از زمان نگه داشت تا فروش مشمول زمانی می‌شود که در اصطلاح به آن خواب کالا می‌گویند .هر چقدر این زمان کوتاه‌تر باشد می‌توان سود بیشتری برای شرکت‌ها متصور بود. کسب و کاری که موجودی بیش از حد داشته باشد‌،در حال خرید اضافه است که در این شرایط جریان نقدی محدود و به طور بالقوه کسری بودجه ایجاد می‌شود.در مقابل خواب کالا، کسری آن در انبار و به اصطلاح «کمبود موجودی کالا» به معنای از دست دادن مشتری است.سیستم مدیریت موجودی نرم‌افزار انبارداری راهکاری است که می‌تواند به مشاغل کمک کند تا بین کمبود و انبارش بیش از حد کالا خط تعادلی را برقرار کنند.

مزیت‌های کنترل خواب کالا

کنترل خواب کالا به کسب و کارها اطمینان می‌دهد تا از تأمین مستمر مواد و کالاها‌ آگاهی کافی داشته باشند و بتوانند مطابق با نیاز مشتری نسبت به تامین آن اقدام کنند.در کناری نگهداری مشتری، جلوگیری از انبارش بیش از حد و کمبود موجودی کالا و حفظ حداقل سرمایه‌ در گردش و بهینه‌سازی هزینه‌های مختلف مانند هزینه خرید‌، حمل و نقل، ذخیره‌سازی با سیستم مدیریت موجودی کالا برای کسب و کارها به راحتی قابل انجام است.این زیرسیستم به عنوان مشاوری آگاه و خودکار به صاحبان کسب و کارها می‌گوید که چه میزان موجودی در انبار دارند.

تعاریف استاندارد کنترل موجودی انبار

• حداقل موجودی:

حداقل مقداری است که باید همیشه در قفسه‌های انبار موجود باشد. نرم افزار کنترل می کند که این میزان همیشه در انبار باقی مانده و برای نیازهای مشخص بر اساس تاییدیه خاص مدیریتی استفاده شود.

• نقطه سفارش :

نقطه سفارش نقطه ای است زمان سفارش کالا را مشخص می کند. هنگامی که سطح موجودی به زیر این سطح از پیش تعیین شده کاهش یابد، زمان سفارش جدید فرا رسیده است.میزان سفارش بر اساس روش هایی است که در مقاله های آتی به آن پرداخته خواهد شد.

• خروج کالا به ترتیب ورود (FIFO):

محور اصلی در مدیریت موجودی است به این معنی که صاحبان کسب و کار می‌دانند بر اساس آمار و محاسبات این سیستم باید ابتدا (موجودی قدیمی‌تر کالاها در انبار را بفروشندو نه جدیدترین کالاهای وارد شده را. این موضوع به ویژه برای محصولات فاسد شدنی برای جلوگیری از فساد بسیار مهم است.

• محاسبه خواب کالا در انبار: 

هزینه‌های انبارداری بر اساس میزان ذخیره‌سازی شما در یک فصل مشخص، متغیر است.زمانی که انبار پر از محصولی باشد که فروش آن دشوار است ضمن اینکه هزینه‌های ذخیره‌سازی‌ کسب و کارها را افزایش می‌دهد به همین دلیل کاهش مدت ذخیره و نگهداشت کالا باید یکی از مهمترین استراتژی‌های راهبرداری در انبارها باشد.

• کاربردهای سیستم انبار مکانیزه (WMS)

نرم افزار انبار مکانیزه (WMS) نرم افزار کاربردی است که به کنترل و مدیریت عملیات روزانه انبارداری کمک می‌کند.سیستم مدیریت انبارWMS یا مکانیزاسیون انبار با مدیریت مکانیزه انبار و بهینه‌کردن فرآیندهای کنترل و مدیریت مرکز توزیع، موجب کاهش هزینه‌ها و سودآوری کسب‌وکارها می‌شود.
اتوماسیون ایجاد شده ناشی از استقرار سیستم مدیریت انبارداری به کنترل موجودی کمک می کند به گونه‌ای که دقت، توان عملیاتی و سرعت را بهبود می بخشد.

مهمترین مزیت‌های سیستم انبار مکانیزه (WMS) عبارتند از :

• مدیریت موجودی و کنترل ورود و خروج کالاها با دقت و سرعت بالاتر
• افزایش کارایی و بهره وری کارکنان و استفاده بهینه از فضای انبار
• مدیریت دقیق سفارشات با امکان گزارش‌دهی متنوع
• ذخیره سازی، برداشت و بازیابی محصولات با سرعت و دقت بیشتر
• امکان ارسال متن به PDA انباردارها
• تجمیع سفارشات چند مشتری و ارسال با یک وسیله نقلیه توسط سیستم WMS
• گزارش‌گیری از خطاهای پرسنل و تسهیل راهنمایی اپراتور در کلیه فرآیندهای انبار
• مدیریت ارسال بار و امکان تخصیص لوکیشن به کالاها در زمان رسید کردن

اهمیت زیر سیستم خواب کالا در پویایی فرآیندهای انبارداری

هزینه های انبارداری در صورت توقف انبار در کالا برای مدتی مشخص به ویژه در بسیاری از انبارهای عمومی، هزینه‌ای به نام «خواب کالا» را به کسب کارها تحمیل می‌کند.برای محاسبه این هزینه‌ها باید اطلاعات دقیق از ورود و خروج کالاها و میزان باقی مانده از هر ورود پس از هر عملیات خروج بررسی شود که معمولا فرمولی بسیار پیچیده دارد.با استفاده از زیرسیستم خواب کالا در نرم افزار انباردار، این محاسبات به سادگی صورت می‌پذیرند؛ به طوری که کافی است بازه زمانی مورد نظر خود به عنوان دوره خواب کالا را درج کنید تا نرم افزار انبارداری به تناسب اسناد ورود و یا حتی میزان مرجوعی کالاها این محاسبات را با دقت و سرعت بسیار بالا انجام دهد.

از قابلیت‌ها و امکانات زیرسیستم «خواب کالا» می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• بکارگیری روش محاسبه تجمیع مانده از قبل، ورود و مانده کنونی
• محاسبه دقیق بر اساس زمان ورود و خروج کالا با فاصله دلخواه
• ثبت سند حسابداری خواب کالا
• مشاهده اسناد قبلی در هر محاسبه
• قابلیت ارائه خروجی اکسل و دریافت گزارش آماری

قبل از رواج نرم افزار انبارداری و فروش در قالب نرم افزارهای یکپارچه تحت وب برای پوشش هر یک از فرآیندهای سازمانی از یک برنامه یا سیستم استفاده می‌شد. به تدریج پیشرفت محسوسی در مکانیزاسیون ساختارهای اداری و سازمانی ایجاد شد. توسعه سریع تکنولوژی موجب شد تا این سیستم‌ها به ویژه در سازمان‌های بزرگ، عمر چندانی نداشته و جای خود را به سیستم‌های یکپارچه بدهند.

هزینه زیاد و لزوم بکارگیری گسترده نیروی انسانی برای بکارگیری این سیستم‌ها و عدم امکان گزارش‌گیری سریع و … از جمله عواملی بود که موجب شد به مرور زمان از سیستم های مکانیزه و یکپارچه استقبال بیشتری شود.

در سیستم‌های یکپارچه‌، هر نرم افزار از چندین زیرسیستم تشکیل می‌شود. هر یک از این زیرسیستم‌ها قابلیت ارائه خروجی مجزا و خروجی مرتبط با سایر زیرسیستم‌ها را دارند. همین ویژگی موجب شد سیستم‌های یکپارچه یا جامع، بهترین جانشین برای سیستم‌های جزیره‌ای باشند.

 از آنجا که سیستم یکپارچه انبارداری و فروش معمولاً از بانک‌های اطلاعاتی مختلفی تشکیل می‌شود هر سیستم، امکان استفاده و خوانش اطلاعات از زیرسیستم‌های دیگر را نیز داراست. مثلا نرم افزار حسابداری معمولاً سیستمی یکپارچه‌است که از بخش‌های مختلفی مانند زیرسیستم انبار،فروش ، خزانه‌داری، حسابداری و … تشکیل شده‌است. هر یک از این زیرسیستم‌ها علاوه بر پوشش فرآیندها، قابلیت گزارش‌‌گیری و ارائه اطلاعات تجمیعی از هر بخش را دارا هستند.

مزایای سیستم های یکپارچه انبارداری و فروش

نرم افزار انبارداری و فروش در یک سیستم یکپارچه عامل موفقیت برای هر شرکت است. این نرم افزار تجمیع اطلاعات را ممکن می‌کند و خطاها و اشتباهات کاربران را کاهش می‌دهد. به این ترتیب گردش داخلی امور در سازمان‌ها تسریع شده و به آنها اثربخشی و پویایی، می‌دهد.

یکپارچگی نرم‌افزارهای سازمانی را می‌توان ابزار قابل اعتماد مدیران سازمانی دانست؛ چون اطلاعات دقیق این ابزارها می‌تواند تضمین‌کننده موفقیت تصمیم‌گیری‌ها و استراتژی‌های راهبردی مدیران، باشد.

 از ویژگی‌های نرم افزار یکپارچه انبارداری و فروش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

کاربری آسان:

استقرار سیستم‌های یکپارچه معمولاً با یک ساختار مشابه صورت می‌گیرند و کاربری آنها بسیار ساده است. کاربر با ورود به یک نرم افزار مشخص می‌تواند تمامی کارهای اداری خود را انجام دهد.

صرفه‌جویی در سرمایه‌ها:

با توجه به مشترک بودن بسیاری از اطلاعات در زیرسیستم‌ها، ورودی اطلاعات به نرم‌افزار کاهش می‌یابد و به تبع آن از صرف هزینه، زمان و نیروی انسانی بیشتر نیز کاسته می‌شود. ضمن اینکه خرید و یک سیستم واحد به همراه خدمات پشتیبانی آن حتما هزینه کمتری نسبت به تهیه چندین سیستم جدا از هم دارد.

پشتیبانی کارآمد و سریع:

نرم‌افزارهای یکپارچه معمولا توسط یک شرکت طراحی و فروخته می‌شوند بنابراین استفاده از دانش فنی یک شرکت بسیار ساده‌تر، ارزانتر و سریعتر از ارتباط با شرکت‌های مختلف، خواهدبود.

تاثیر نرم افزار انبارداری و فروش یکپارچه بر درآمد شرکت

 در بازارهای امروز، دسترسی مداوم مشتریان به اطلاعات فروشگاه‌های آنلاین موجب شده تا از جزییات کامل محصولات در بازار آگاه باشند. آنها در لحظه از میزان موجودی محصولات مورد نظرشان و اینکه در انبار کدام فروشگاه موجود است، اطلاع دارند و شفاف و دقیق می‌دانند چه زمانی محصول مورد نظرشان را دریافت می‌کنند. در چنین شرایطی بدون شک، یکپارچگی نرم‌افزارها روی افزایش فروش تاثیر مستقیم دارد.

اگر یکپارچگی سازمانی بین سیستم های فروش و انبارداری و نرم افزار حسابداری انبار شرکت وجود نداشته باشد اولین تاثیر ناخوشایند آن را می‌توان در کاهش تجربه مفید مشتریان مشاهده کرد.

با استفاده از نرم افزار یکپارچه انبارداری و فروش رقابت در بازار حفظ می‌شود و پاسخ به نیاز مشتریان با کیفیت بهتری انجام می شود. نرم افزار انبارداری و فروش امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات را با کمترین میزان خطا به همراه دارد و از این طریق شرکت‌ها می‌توانند سرویس بهتری را به مشتریان خود ارائه کنند.

ارتباط سیستم انبارداری با نرم افزارهای مالی و اداری

راهکارهای یکپارچه علاوه بر داشتن قابلیت‌های کاربردی نقش مهمی را در تجزیه و تحلیل در زمینه‌های حسابداری و امور مالی برعهده دارند. آنها به کاربر کمک می‌کنند تا اموری مثل رسیدگی، کنترل، نظارت و تهیه‌ گزارش آسان‌تر و با سرعت بیشتر انجام و ارائه دهند.

این کاربردها در زمینه‌های انبار و دارایی‌ها، حساب‌‌های بانکی و صندوق‌ها، مخارج و هزینه‌ها و تهیه‌گزارش از صورت‌های مالی نیز به کمک سازمان‌ها می‌آیند؛ چراکه برای کنترل دقیق نحوه مصرف و نیاز بازار، یکپارچگی کامل با مجموعه نرم‌افزارهای مالی، اداری و پشتیبانی و کلیه واحدهای سازمان به یک ضرورت انکارناپذیر بدل می‌شود.

 اهمیت و مزایای نرم‌افزار جامع و یکپارچه انبارداری

به دلیل وابستگی اطلاعاتی که انبار با سایر واحدهای سازمان دارد با یک نرم‌افزار جزیره‌ای، امکان برآوردن همه نیازهای سازمانی وجود ندارد. برخی از مدیران برای پاسخ به این نیاز دست به انتخاب نرم‌افزار انبارداری برای حل فوری مشکل می‌زنند که این موضوع تنها درمانی عجولانه است و نمی‌تواند تمام نیازهای سازمان را پوشش دهد. یکپارچگی انبار با سایر نرم‌افزارهای سازمان دوباره‌کاری‌ها را به‌شدت در سازمان کاهش می دهد و موجب تسریع ارائه گزارشات مدیریتی می شود.

 مزایای ایجاد یک نرم‌افزار انبارداری یکپارچه با سایر نرم‌افزارها

• کنترل و نظارت دقیق موجودی انبار
• جلوگیری از افزایش بیش‌از حد تعیین‌شده کالاها در انبار
• دریافت، استقرار، حفاظت از کالاها و دسترسی آسان به آنها در انبار
• ارائه اطلاعات میزان موجودی‌ها و مصارف کالاها
• جلوگیری از راکد شدن سرمایه در اثر خرید مازاد
• ارائه اطلاعات به سایر واحدها و بخش‌های سازمانی
• امکان گزارش‌گیری‌های مالی
• بهبود تصمیم‌گیری
• کاهش زمان ثبت و نگهداری اطلاعات