توسعه سیستم مالی حسابداری تحت وب در ساختارهای اداری با توسعه فناوری و نرم‌افزارهای بی‌شماری همراه بوده است. نرم‌افزارهایی که مدیریت مالی سازمانها را در شرایط دورکاری هم امکان‌پذیر می‌کنند.
هر یک از این نرم‌افزارها کنترل و مدیریت بخشی از فرآیندهای اداری و مالی، امنیت بیشتر و خطای کمتری را همراه دارند. آنها به مدیران و مشاوران دولتی، خصوصی و صاحبان کسب‌وکارهای مختلف کمک می‌کنند تا فعالیت خود را با شفافیت و دقت بالاتری دنبال کنند.
«نرم‌افزار مالی حسابداری» از جمله این ابزارهای دقیق و کارآمد در حوزه‌های مالی است. این سیستم که کاربران بی‌شماری را به خود جذب کرده، به رکن اصلی هر حوزه‌ای تبدیل شده است.
سیستم‌های اداری و مالی تحت وب کاربری مفیدی در سازمانها دارد. چراکه به‌راحتی و در ابعاد وسیع قابل استفاده است. این نرم‌افزار با ارائه صورت‌های مالی و داده‌های یکپارچه و همچنین گزارش‌گیری‌های متنوع و آماری، اطلاعات امور مالی را به‌صورت منسجم و آنی در اختیار مدیران ارشد سازمان قرار می‌دهد. برای استفاده موثر از این سیستم باید روش پیاده سازی نرم افزارحسابداری در سازمانها را با دقت بسیاری دنبال کنیم.
نرم‌افزار مالی حسابداری تحت وب چیست؟
نرم‌افزار مالی حسابداری به سیستم‌هایی اطلاق می‌شود که با یک مرورگر ساده، قابلیت استفاده و کاربرد سازمانی می‌یابند. این نرم‌افزارها برخلاف نرم‌افزارهای تحت ویندوز به دانلود کردن یا دریافت CD برای نصب یا به‌روزرسانی نیازی ندارند. ارتباط کاربر با نرم‌افزار از طریق مرورگر وب و تبادل اطلاعات با سرور و ارتباط شبکهای رخ می‌دهد.
این نرم‌افزارها روی یک هاست که در دسترس کاربر نیست قرار دارند و از طریق اینترنت، داده‌ها را در اختیار کاربر می‌گذارند. داده‌های ورودی به سرور ارسال‌شده و در آنجا اطلاعات پردازش و به کاربر بازگردانده می‌شود.
همین ویژگی است که کمک می‌کند، سیستم‌ها در کسب‌وکارهایی با ابعاد بزرگ، متوسط و کوچک قابلیت بهره‌برداری و راه‌اندازی داشته باشند. از سوی دیگر امکان یکپارچه‌سازی اطلاعات در این سیستم با سایر بخش‌ها و واحدهای یک سازمان به‌صورت کارآمد و پویا موجب فراهم می‌شود.
همه کاربران در لحظه به داده‌های طبقه‌بندی‌شده از سایر شعبه‌های زیرمجموعه، انبارها، گزارش‌های آماری و گرافیکی هر بخش، اطلاعات مالی سطح‌بندی شده در نرم‌افزارهای مالی و … دسترسی خواهند داشت.
مزیت نرم‌افزار حسابداری تحت وب چیست؟
مهم‌ترین مزیت نرم‌افزار حسابداری تحت وب است که مبتنی بر فرآیندهای مالی و اداری کسب‌وکارها طراحی و پیاده‌سازی می‌شود. درواقع تجربه شرکت تولید‌کننده در این مرحله تعیین‌کننده است.
شرکت‌های باتجربه می‌توانند به پشتوانه سابقه استقرار سیستم خود در صنایع مختلف و شرکت‌های متنوع، یکپارچگی زیرسیستم‌های اطلاعاتی را فراهم کنند. به این ترتیب تسهیل فرآیندهای حسابداری و مالی و گزارش‌های داینامیک و لحظه‌ای از فرآیندهای مالی اداری همراه با پشتیبانی مؤثر و راحت در اختیار مدیران شرکت‌ها قرار می‌گیرد.
با نرم‌افزارهای تحت وب از اتوماسیون اداری تا حسابداری و مالی همیشه و همه‌جا مستقل از مکان و زمان به حساب‌های خود دسترسی دارید. از طریق این سیستم‌ها با یک دسترسی ساده می‌توانید به حساب‌های موردنظرتان دست پیدا کنید. هر کسب‌وکاری که چندین شعبه، دفتر و شرکت زیرمجموعه دارد به‌راحتی می‌تواند در یک ارتباط شبکهای با این مراکز در ارتباط باشد.
نکات مهم در انتخاب نرم‌افزارهای مالی حسابداری
- طراحی کاربرپسند و ساده مطابق با نیازهای کاربران
- امکان درج انواع کدینگ بازرگانی، تولیدی، خدماتی و پیمانکاری
- قابلیت دریافت گزارش گردش حساب و مانده‌حساب در تمامی سطوح به تفکیک دلخواه
- تبدیل ارزهای مختلف به ارز پایه در عملیات تجاری
- صدور گزارش‌گیری دفاتر و تراز در تمامی سطوح کدینگ حسابداری
- گزارش سود و زيان به‌صورت لحظه‌ای و مابین تاریخ
- پیوست ضمیمه به اسناد حسابداری
- ثبت دفاتر قانونی و مدیریت عملیات سال مالی به شکل خودکار
ارزش‌افزوده نرم‌افزار حسابداری تحت وب در سازمانها
امنیت داده‌ها و بکآپ‌گیری
استفاده از نرم‌افزار حسابداری تحت وب و تهیه نسخه پشتیبان از داده‌های تجمیع در آن، امنیت اطلاعات سازمانی را تضمین می‌کنند. با این نرم‌افزار در صورت وقوع حمله‌های ویروسی و سودجویانه یا حتی وقوع حوادث طبیعی و … امکان از دست دادن اطلاعات تقریباً در حد صفر است.
افزایش ضریب امنیت و اطمینان سلامت داده‌های سازمانی از طریق تأمین امنیت فیزیکی سرورها، استفاده از آنتی‌ویروس‌های اصل، بکاپ‌گیری خودکار اطلاعات و رمزگذاری آنها و تعیین سطوح دسترسی و راهکارهایی مثل احراز هویت دومرحله‌ای به‌راحتی قابل انجام است.
کاربری و دسترسی‌پذیری
دسترسی در هر مکان، هر زمان و با استفاده از هر نوع پلتفرمی که قادر به استفاده از اینترنت باشد، بزرگ‌ترین ویژگی نرم‌افزارهای تحت وب است. نیاز نیست تا کاربر برای استفاده از نرم‌افزار به محل کارش مراجعه کند چون با یک دسترسی ساده از سوی شرکت می‌تواند به حساب‌های موردنظر خود دست پیدا کند. این تجربه در دورکاری‌های کارکنان پس از پاندمی کرونا به کمک بسیاری از شرکت‌ها آمد.
نامحدود به وسعت ابعاد هر شرکت
استفاده از نرم‌افزار حسابداری مالی یکپارچه تحت وب به‌هیچ‌وجه ارتباطی با تعداد کاربران ندارد و می‌تواند به‌راحتی و هزینه اندک به همه کارکنان یک سازمان سرویس بدهد.
یکپارچگی و به‌روزرسانی
نرم‌افزارهای تحت وب از قابلیت به‌روزرسانی و انعطاف‌پذیری بالایی برخوردارند به‌طوری‌که به‌راحتی می‌توان آنها را متناسب با نیازها و تغییرات موردنیاز مدیران و کارفرماها به‌روزرسانی کرد. درواقع امکان به‌روزرسانی سریع تمامی کاربران به دلیل قرارگیری بر روی سرور اصلی وجود دارد. با این ویژگی در سرمایه‌های سازمانی به‌ویژه زمان و هزینه، صرفه‌جویی چشم‌گیری رخ خواهد داد.
نسخه وب نرم‌افزار حسابداری موردنیاز کدام شرکت‌هاست؟
فراهم نبودن امکان دسترسی اینترنت در همه زمان‌ها و مکان‌ها و گستردگی بسیاری از کسب‌وکارها در مناطق مختلف جغرافیایی و فراهم نبودن بسترها و زیرساخت‌های فنی در شرکت‌ها ازجمله مسائلی است که استفاده از نرم‌افزار حسابداری تحت وب را بر سایر نسخه‌ها را در اولویت کسب‌وکارها قرار می‌دهد.