مراحل انتخاب یک سیستم ERP مناسب و کارآمد متناسب با ساختار اداری شرکت‌های بهره‌بردار ممکن است متفاوت باشد. اما با وجود این تفاوت‌ها، فرآیند انتخاب نرم‌افزار ERP را می‌توان به طور کلی صورت‌بندی و تدوین کرد.

• تعریف یک سیستم ERP
• نتایج اصلی انتخاب سیستم ERP
• مزایای استفاده از نرم‌افزار ERP
• تاثیر سیستم ERP در بهره وری سازمان‌ها
• اهداف اصلی انتخاب سیستم ERP
• مراحل انتخاب سیستم ERP

تعریف یک سیستم ERP

راهکار جامع برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) و یا ERP مجموعه‌ای گسترده از فعالیت‌های ساماندهی داده است. این راهکار مدیریت داده‌ها و اطلاعات فرآیندهای یک سازمان را با ایجاد بانک اطلاعاتی یکپارچه،بهبود می‌دهد.

نرم‌افزار ERP با واژه‌های مثل برنامه‌ریزی منابع سازمان، سامانه ERP، نرم‌افزار جامع، نرم‌افزار جامع سازمانی، سیستم یکپارچه و.. نیز شناخته می‌شوند. راهکار برنامه‌ریزی منابع سازمان‌، سیستم اطلاعاتی پیکره‌بندی شده‌ای است که برای مکانیزه کردن فعالیت‌ها و کارآمدی فرآیندهای سازمان بکار می‌رود.

پیکربندی سیستم ERP در سه سطح فرآیندهای‌ استراتژیک‌، کنترل‌های‌ مدیریتی و کنترل‌های عملیاتی عمل می‌کند. این راهکار از مجموعه‌ای از سیستم‌های نرم‌افزاری متصل به هم تشکیل شده است. یکپارچگی سیستم‌ها به سازمان‌ها اجازه می‌‌دهد‌ تا‌ بتوانند‌ منابع خود را مؤثرتر اداره کنند. سازمان‌ها می‌توانند با مدیریت اطلاعات فرآیندهای‌ کاری‌، هزینه‌ها را کاهش داده و کارایی را افزایش دهند.

نرم‌افزارهای ERP داده‌های موجود در یک سازمان را در‌ اختیار کاربرانی قرار می‌دهند که به آن نیاز دارند. چنین سیستمی به‌تمامی افراد یک مجموعه اجازه می‌دهد تا حتی با وجود پراکندگی جغرافیایی در هماهنگی و نظم سازمانی مشخصی با هم کار کنند.

نتایج اصلی انتخاب سیستم ERP

این نرم‌افزار با ارائه راهکار جامع برنامه‌ریزی منابع سازمانی، بهره‌وری را در شرکت‌ها به ارمغان می‌آورد. تاثیر ERP در مدیریت هزینه‌های سازمانی به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا منابع خود را بهتر مدیریت کنند. مدیریت منابع از امور مالی و حسابداری، منابع انسانی، مدیریت تولید و مواد، گرفته تا حوزه‌های جدیدتری مثل هوش تجاری، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، مدیریت زنجیره تأمین و.. را شامل می‌شود.

هدف از پیاده‌سازیERP یکپارچه‌سازی فرایندهای اصلی کسب‌و‌کار در یک سیستم واحد است. آنچه نرم‌افزار یکپارچه ERP را از دیگر نرم‌افزارهای مستقل، متمایز می‌کند، پایگاه داده متمرکز آن است. تمرکز اطلاعات کمک می‌کند که ماژول‌های مختلف به اطلاعات مراحل قبلی دسترسی یابند و ادامه فرآیند با سرعت و دقت بالاتری اجرا شود.

به بیان دیگر ذخیره‌سازی متمرکز داده‌ها به کاربران در هر بخش اجازه می‌دهد تا به‌سرعت به اطلاعات مورد نیاز برای تجزیه‌وتحلیل و عملیات، دسترسی پیدا کنند. در نبود یک سیستم ERP کارمندان مجبورند در بخش‌های مختلف با تعداد زیادی نرم‌افزار گزارش‌های خود را جداگانه مدیریت کنند. اما پیاده‌سازی نرم‌افزارهای ERP امکان تولید گزارش از یک سیستم واحد و متمرکز را فراهم می‌کند. 

مزایای استفاده از نرم‌افزار ERP

نرم‌افزار ERP، داده‌های شرکت یا سازمان را به‌طور آنی در دسترس همه کاربران قرار می‌دهد. بنابراین آگاهی کارکنان از تغییرات و سازگاری با فرآیندهای جدید به‌سرعت رخ می‌دهد. داده‌های نرم‌افزار ERP زمینه تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر را ایجاد می‌کند. یعنی داده‌ها با سهولت بیشتری به اشتراک گذاشته می‌شوند و حتی می‌توانند در پیش‌بینی رخدادهای آینده به کمک مدیران بیایند.

بعضی از مزایای مهم استفاده از نرم‌افزار ERP عبارتند از:

• کاهش هزینه‌ها و ریسک‌ها
• افزایش بازدهی و بهره‌وری سازمانی
• ساده‌سازی، استانداردسازی و نوآوری در فرایندهای کسب‎‌و‌کار
• یکپارچگی اطلاعات و داده‌ها و به اشتراک‌گذاری آن‌ها
• تقویت و بهبود مدیریت زنجیره تأمین
• رشد کسب‌و‌کار از طریق مدیریت فرایندهای پیچیده کسب‌و‌کار
• ایجاد چشم‌انداز توسعه‌ای در حوزه‌های مختلف به‌ویژه نیازهای مشتریان
• امکان گزارش‌گیری، برنامه‌ریزی و کنترل سودآوری کسب‌وکار
• افزایش رضایت و امنیت داده‌ها با اصلاح پایگاه داده
• پشتیبانی و امکان کنترل دسترسی کارمندان

تاثیر سیستم ERP در بهره وری سازمان‌ها

درباره تأثیر عوامل موثر در بهره‌وری سازمان‌ها، مطالعات متعددی انجام شده است. در این مطالعات سهم و درجه تأثیر هر یک از عوامل بر سطح بهره‌وری مورد بررسی قرار گرفته است. یکی از متغیرها و یا عوامل سازمانی مؤثر بر بهره‌وری روش انجام کار (Work Method) است. مطابق نتایج تحقیقات بهره‌وری سازمانی، از نظر آماری همبستگی شدیدی بین ارتقاء بهره‌وری و اصلاح روش انجام کار وجود دارد.

یکی از این تحقیقات در دانشگاه دال حوز کانادا انجام شده است. تحقیق دانشگاه دال حوز نشان می‌دهد که ۶درصد عملکرد سازمان‌ها مربوط به مهارت کارکنان، ۹ درصد مرتبط با تعهد کارکنان و ۸۵ درصد آن نیز به ساختارها و روش‌های انجام کار مربوط می‌شود.

با پیشرفت روز افزون صنعت نرم‌افزار و انتخاب سیستم ERP، بخش عمده ای از مباحث مرتبط با سیستم‌ها و روش‌های انجام کار متحول شده است. امروزه در سازمان‌ها با تنوع وسیعی از نرم افزارها و سیستم‌های اطلاعاتی مواجه هستیم. هر کدام از این نرم‌افزارها بر حوزه و بخش خاصی از فرآیند تجاری متمرکز شده و ابزاری قدرتمند را برای مدیریت فراهم کرده‌اند.

از سوی دیگر پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP:Enterprise Resource Planning)، به عنوان ابزار توانمندساز سازمانی مورد نظر مدیران قرار می‌گیرد. انتخاب سیستم ERP نه تنها به بسترسازی ساختار سازمانی و فرآیندهای کاری (زیرسیستم‌ها) توجه دارد که بسترهای فرهنگی اجتماعی و اقتصادی (فراسیستم‌ها) سازمانی را نیز مورد توجه قرار می‌دهد‌.

در طراحی سازمان‌های داده محور، از نرم افزار ERP به عنوان ابزاری برای افزایش شفافیت، کاهش هزینه‌ها و کاهش خستگی نیروی کار استفاده می‌شود. با پیاده‌سازی نرم افزار ERP، شرایط عملکرد خوب در سازمان فراهم می‌آید که این خود اساس مدیریت بهره‌وری را شکل می‌دهد .

اهداف اصلی انتخاب سیستم ERP

مدیران سازمان‌های تجاری و کسب و کارها در صنایع مختلف با هدف ایجاد راهکار جامع برنامه‌ریزی منابع سازمان از ERP استفاده می‌کنند. این سیستم‌ اطلاعات‌ موجود در سازمان را در‌ تمام‌ حوزه‌های‌ فعالیت آن به‌طور یکپارچه و منسجم جمع‌آوری می‌کند. این اطلاعات و نتایج آن در اختیار ذی‌نفعان و استفاده‌کنندگان آن‌ در‌ سطوح‌ مختلف سازمان قرار می‌گیرد. اهداف اصلی راه‌اندازی نرم‌افزار ERP را می‌تواند به شکل زیر شرح داد:

یکپارچه شدن اطلاعات مالی سازمان

امروزه شرکت‌ها سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی را با محوریت برنامه‌های مالی از جمله نرم افزار حسابداری شرکتی، حساب‌های پرداختنی، دفتر کل و دارایی‌های ثابت و. . پیاده‌سازی می‌کنند. با به‌کارگیری نرم افزار ERP و برنامه‌های تحت وب، روش‌های حسابداری بهبود چشمگیری می‌یابند. تسریع گردش اطلاعات واحدهای مدیریتی را برای تصمیم‌گیری به‌موقع، آماده می‌کند.

قیمت‌‌گذاری محصولات

برنامه‌ریزی منابع سازمانی از روش‌های قیمت‌گذاری پیشرفته ازجمله قیمت‌گذاری استاندارد، واقعی و قیمت‌گذاری بر پایه فعالیت، پشتیبانی می‌کند. تمام این روش‌های قیمت‌گذاری و اطلاعات مرتبط با آن از طریق پایگاه داده مالی هماهنگ عمل می‌کنند. ERP تجزیه ‌و تحلیل قیمت‌گذاری را تسهیل می‌کند.

مدیریت موجودی انبار و مدیریت انبارداری

انتخاب سیستم ERP به گردش فرآیند تولید کمک می‌کند و مشاهده فرآیند انجام سفارش در شرکت را بهبود می‌بخشد. این نرم‌افزار برای تولیدکنندگان چندملیتی، متشکل از چند شرکت و چند کارگاه و انبارهای توزیع‌شده نیز کارکرد مفیدی دارد. این سیستم با یکپارچه شدن سیستم مدیریت انبارداری با نرم افزار حسابداری انبار به عملکرد سریع زنجیره تامین منتهی می‌شود.

توزیع و تحویل محصول به مشتری

ERP با تعریف فرآیندهای لجستیک به انعطاف‌پذیری و بهره‌وری و همچنین تحویل به‌موقع کالا از انبار به مشتری، کمک می‌کند. این سیستم از برنامه‌ریزی خودکار یا دستی کارها، برنامه‌ریزی حمل‌ونقل و شبکه توزیع و پخش مویرگی نیز پشتیبانی می‌کند.

مراحل انتخاب سیستم ERP

برای آنکه بتوانید نرم‌افزار ERP مناسبی انتخاب کنید، پیش از هر چیز باید اهداف و انتظاراتتان را مشخص کنید. اگر با سیستم ERP آشنایی کافی ندارید، از شرکت‌های ارائه‌دهنده این خدمات بخواهید تا اطلاعات کافی در اختیارتان بگذارند. برای این کار کافی است برای سرویس‌دهنده توضیح دهید که به دنبال چه چیزی هستید. در آن صورت متوجه می‌شوید که آن‌ها چه خدماتی می‌توانند در اختیار شما قرار دهند.

در فرآیند انتخاب سیستم ERP، می‌توانید فهرستی از انتظارات خود برای شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات نرم‌افزاری ارسال کنید. این نوع مستند که شامل جزییات خواسته‌هایتان درباره سیستم‌های یکپارچه نرم‌افزاری است.
این مستند RFP یا ( Request for Propsal) یا درخواست برای پیشنهاد نامیده می‌شود.

RFP ها معمولا فایلها و مستندات متنی هستند که در آن درخواست جزییات فنی و قابلیت‌های تخصصی محصول یا خدمات مورد تقاضا تشریح می‌شود. علاوه بر فهرست امکانات و قابلیت‌های فنی، برخی بخش‌هایی که می‌توانید در مستند RFP درج کنید شامل موارد زیر است:

مدت پیاده‌سازی سیستم ERP

پیاده‌سازی سیستم ERP چقدر طول می‌کشد؟ در مراحل پیاده‌سازی، چه منابعی باید فراهم شود؟ اختلالات عملکردی محدود به چه مواردی هستند و در چه صورت ممکن است با چنین اختلالاتی مواجه شویم؟

سطح نیاز به سفارشی‌سازی سیستم ERP

تا چه میزان می‌توان سیستم را مطابق نیازهای اختصاصی یک سازمان یا کسب‌وکار سفارشی‌سازی کرد؟ انجام چنین سفارشی‌سازی‌هایی چه زمانی ضروری است؟ چه زمانی می‌توان از ماژول‌ها، گزارش‌ها یا دیگر منابعی که در حال حاضر موجودند و سرویس‌دهنده برای صنعت و کسب‌وکارهای مشابه ایجاد کرده استفاده کرد؟

مدیریت پروژه راه‌اندازی سیستم ERP

شرکت نرم‌افزاری چگونه قرار است این پروژه را مدیریت کند؟ آیا فرد مشخصی رابط با آن شرکت خواهد بود؟ شرکت نرم‌افزاری چگونه در پیگیری و ردیابی روند پیشرفت پروژه کمک خواهد کرد؟ در صورت وجود مشکل چه کسی و در چه بازه زمانی پاسخگو است؟

کاربردپذیری و انعطاف سیستم ERP

تطبیق‌پذیری کاربران یکی از اساسی‌ترین قسمت‌های اجرای موفقیت‌آمیز یک سیستم ERP است. برای اینکه بتوان از برآورده شدن این شرط مطمئن شد، باید مشخص شود که کار با این سیستم تا چه اندازه برای کاربران نقش‌های مختلف، آسان و قابل‌درک است.

هزینه‌های خرید لایسنس و خدمات پشتیبانی سیستم ERP

در توافقات استفاده از این سیستم، ساختار هزینه‌های در نظر گرفته‌شده به چه شکل است؟ کدام هزینه‌ها را باید پیش‌پرداخت کرد و کدام هزینه‌ها در قالب پرداخت‌های ماهیانه انجام می‌شوند؟ 

علاوه بر موارد بالا باید به هزینه‌های پروژه، چگونگی انتقال داده‌ها،به‌روزرسانی و پشتیبانی،انعطاف‌پذیری پلتفرم
و چگونگی آموزش نیز بپردازیم

انبارها از اصلی‌ترین بخش‌ها در واحدهای تولیدی، بازرگانی و خدماتی هستند و نرم افزار حسابداری انبار ابزار مهم مکانیزه کردن فرآیندهای این اجزای کسب و کار است. از جایی که موجودی‌ انبارها را بخش بزرگی از دارایی‌های یک سازمان می‌دانیم، حسابداری انبار، تنها راهکار موثر برای حفظ و نگهداری این سرمایه‌هاست.

نرم افزار حسابداری انبار ( Store Accounting Software ) ابزاری است که عملیات‌ها و فرآیندهای تعیین ارزش مالی و موجودی انبار را تعیین می‌کند. با پیش آمدن حسابداری انبار مفهوم «انبارگردانی» نیز به عنوان عملیات اصلی این نوع حسابداری به میان می‌آید که در پایان هر دوره مالی انجام می‌شود.

هدف از حسابداری انبار چیست؟

موجودی انبارها دارایی تجاری هر سازمان محسوب می‌شوند و ارزیابی آن‌ها برای کسب‌وکارها حیاتی است؛ چراکه به‌طور مستقیم با سود و مالیات شرکت‌ها در ارتباطند و می‌توانند در تعیین استراتژی‌های آتی، اثرگذار باشند.

سازما‌ن‌ها بر اساس گزارش‌های تکمیلی و تحلیلی که نرم افزار حسابداری انبار از موجودی انبارها ایجاد می‌کند، می‌توانند درباره کنترل هزینه‌های نگهداری موجودی و سفارش، تأمین کالا اطلاعات کسب کنند. در واقع مدیران با این نرم افزار برای جلوگیری از کمبود مواد اولیه و کنترل زمان سفارش آن‌ها، تأمین مالی برای خرید مواد، محاسبه میزان خروجی محصولات یا مواد اولیه برحسب سرعت تولید و… تصمیم‌گیری می‌کنند.

 شاید به دلیل همین اهمیت کارکردی است که باید بدانیم سیستم مدیریت انبار چیست و چه ویژگی هایی دارد؟ و امکانات آن به چه شیوه‌ای می‌تواند در تهیه تعیین موجودی کمی و کیفی کالاها، کنترل دارایی موجود، محاسبه هزینه‌ها و کنترل گردش مالی مربوط به بخش تولید یا تأمین محصولات موثر باشد.

کارکردهای نرم‌افزار حسابداری انبار

•  توزیع و نگهداری مواد، کالا
• کاهش ضرر و زیان واحدها
• کنترل دقیق انبارها و جلوگیری از افزایش بی‌رویه موجودی
• جلوگیری از صرف هزینه بیش‌ازحد و هدر رفت سرمایه در گردش
• تسهیل عملیات حسابداری پس از صدور قبض انبار و تسهیل پرداخت مبلغ کالا به فروشنده
• محاسبه مبلغ موجودی‌های در انبار به قیمت تمام‌شده و محاسبه خسارت‌های ناشی از حوادث

انواع موجودی‌ها در انبار

در انبار یک شرکت برحسب نیاز آن کسب‌وکار می‌توان انواع مختلفی از کالاها و مواد اولیه را نگهداری کرد. نوع کالاها به فعالیت شرکت و نوع کسب‌وکار بستگی دارد. شرکت‌ها می‌توانند تولیدی، بازرگانی یا خدماتی باشند که براین اساس به مواد اولیه برای تولید محصولات خود، محصولات آماده برای فروش و یا برخی ملزومات مصرفی نیاز دارند.

به‌طورکلی در تمام واحدهای اقتصادی اعم از تولیدی یا غیر تولیدی موجودی انبار به چند دسته کلی تقسیم می‌شود. همه دسته‌بندی‌های دیگر زیرمجموعه این دسته‌ها قرار می‌گیرند. در نرم افزار حسابداری انبار همه این موارد باید مورد بررسی و اندازه‌گیری قرار بگیرند.

مواد خام (مواد اولیه): در مجموعه‌های تولیدی از مواد خام برای تهیه و تولید کالا استفاده می‌شود.

مواد و ملزومات مصرفی: مواد و ملزومات مصرفی موادی هستند که به‌طور مستقیم در فرآیند تولید دخالت ندارند، اما به‌صورت غیرمستقیم مورد استفاده قرار می‌گیرند. این ملزومات معمولاً در امور جانبی بهره‌برداری می‌شوند. برای مثال لوازم‌التحریر مورد نیاز در یک سازمان تولیدی نوعی از ملزومات مصرفی است.

مواد در جریان تولید: به موادی که در فرآیند ساخت و تغییر قرار دارند اما هنوز تبدیل به محصول یا بخشی از یک محصول کامل نشده‌اند.

کالای ساخته‌شده: کالایی که فرآیند ساخت آن کامل شده و برای فروش و عرضه آماده است.

اجناس خریداری‌شده: برخی اجناس هم هستند که تنها برای فروش خریداری‌ شده‌اند. در این محصولات نه تغییری ایجاد می‌شود و نه از آن‌ها در فرآیند تولید یک محصول جدید استفاده می‌شود.

مهم‌ترین وظیفه در نرم افزار حسابداری انبار

در مدیریت انبار باهدف مدیریت و کنترل دقیق اموری که در جریان است، سندهایی در نظر گرفته‌شده است که باید فعالیت‌های شکل‌گرفته در انبار در این اسناد ثبت شوند. به همین دلیل می‌توان مهم‌ترین وظیفه بر اساس اصول حسابداری انبار را شناسایی و بررسی این اسناد، دانست.

دسته‌بندی اسناد انبار

• اسناد خرید در حسابداری انبار

ثبت دقیق تمام هزینه‌های انجام شده با جزئیات درصد تخفیف یا ارزش‌افزوده یا هزینه‌هایی مانند حمل ونقل، انبارداری، گمرک و در دسته «هزینه‌های خرید» قرار می‌گیرند که باید در محاسبه قیمت تمام‌شده کالا در نظر گرفته شوند.

• اسناد انتقالی بین انبار

ثبت اسناد انتقال مواد اولیه و کالاها بین بخش‌های مختلف یک شرکت در محاسبه موجودی انبار و حسابداری انبار مؤثر است.

• اسناد بهای تمام‌شده محصول تولیدی

هزینه‌های مختلفی مانند هزینه خرید مواد اولیه، هزینه حمل‌ونقل و انبارداری و سایر هزینه‌های جانبی بر قیمت تمام‌شده یک کالا تأثیر دارند.

• بهای تمام‌شده کالای صادره از انبار

خروج هر کالا از انبار باید با تعیین قیمتی نهایی برای آن صورت بگیرد که برای این کار از ۲ سیستم ارزیابی ادواری و دائمی موجودی، استفاده می‌کنند.

• سیستم ارزیابی ادواری موجودی: در این سیستم مبلغ کالای موجود انبار فقط در پایان دوره مالی، تعیین می‌شود.

با استفاده از این سیستم موجودی‌های پایان دوره شمرده می‌شوند و ارزش مالی آن‌ها بر اساس روش‌های پذیرفته‌شده گردش بهای تمام‌شده تعیین می‌شوند. سپس بهای تمام‌شده کالای خروجی پایان دوره مالی را با کسر ارزش آن از بهای تمام‌شده کالای در دست، محاسبه می‌کنند. در یک سیستم ERP یکپارچه مانند MabnaERP اتصال به نرم افزار حسابداری هم انجام می‌شود و یپگیری فرآیند به سرعت بیشتری دنبال می‌شود.

• سیستم ارزیابی دائمی موجودی: در سیستم ارزیابی دائمی موجودی تمام مبادلات خروج و ورود موجودی کالا باید در حساب موجودی‌ها ثبت شود. برای ارزشیابی درصورتی‌که بهای تمام‌شده با گذشت زمان، دچار تغییراتی شود باید یکی از روش‌های ارزیابی در حسابداری گردش بهای تمام‌شده، مورد استفاده قرار بگیرد.

مزایای استفاده از حسابداری انبار

مدیریت موجودی کالا در انبارهای یک سازمان که همیشه بخش عظیمی از سرمایه را به خود اختصاص می‌دهد کمک بسزایی در کاهش هزینه‌ها و سود آوری سازمان است. مدیریت دائمی بر روی کالاهای موجود در انبارها باعث افزایش سرعت ارائه خدمات به مشتریان می‌شود و مشکلات موجود در سیستم‌های دستی و سنتی را از بین می‌برد.

نرم‌افزار انبارداری، نرم‌افزاری کاربردی است که به کنترل و مدیریت عملیات روزانه در یک انبار کمک زیادی می‌کند. سیستم مدیریت انبار یا مکانیزاسیون انبار به یک کسب‌وکار، در مدیریت و بهره‌برداری از انبار یا مرکز توزیع، توانایی کنترل قابل‌توجهی می‌دهد.

 فرایند انبارداری محصولات را می‌توان از طریق نرم افزار حسابداری انبار بهینه کرد. این یک فرایند طولانی است. این فرآیند به مراحل مختلفی مانند به دست آوردن محصولات از تأمین‌کنندگان، حفظ سطح موجودی و ارسال این محصولات به مشتریان و سازمان‌دهی و پردازش اطلاعات مهم نیاز دارد.

نرم‌افزار مدیریت انبار مکانیزه (WMS) برای یکپارچگی و مدیریت کلیه فرآیند‌های موجود در انبار کسب‌و‌کارهاست از قابلیت‌های سیستم مدیریت انبار مکانیزه(WMS) می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تعیین محل انبار

•طبقه بندی ABC

•مدیریت ظرفیت انبار

• بکارگیری نیروی کار

•مدیریت کنارگذاری

•محصولات تخلیه شده

•بهینه سازی

•جمع آوری و کنارگذاری

•مدیریت سفارش برداشت و سفارش پُرکردن

• قابلیت فرکانس‌دهی رادیویی (RF) برای مدیریت داده‌ها

سیستم مدیریت انبار (WMS) چیست؟

انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه و یا فرآورده های مختلف درآن نگهداری می شود که بر اساس یک سیستم صحیح، طبقه بندی و تنظیم می گردد.
انبار داری ، عبارت است از دريافت جنس يا كالا از خارج از شرکت و نگهداري آنها با توجه به قوانين انبارداري، و رسانيدن اجناس و كالاهاي مورد نياز به خريداران در حداقل زمان ممكن .
هدف از تشكیل وایجاد انبارها چه در سازمانهای دولتی و چه در بخش خصوصی، تامین و نگهداری كالاهای مورد نیاز سازمان است.

به زبان ساده، سیستم مدیریت انبار (WMS) یک نرم افزار کاربردی است که به کنترل و مدیریت عملیات روزانه در یک انبار کمک می‌کند. سیستم مدیریت انبار (WMS) یا مکانیزاسیون انبار به یک کسب و کار، در مدیریت و بهره برداری از انبار یا مرکز توزیع، توانایی کنترل می دهد.

فرآیند انبارداری محصولات را می توان از طریق این سیستم بهینه سازی کرد .این یک فرآیند طولانی است و نیاز به مراحل مختلفی دارد، از جمله به دست آوردن محصولات از تامین کنندگان، حفظ سطح موجودی و حمل این محصولات به مشتریان؛- سازماندهی و پردازش اطلاعات مهم، به این فرایند منتهی می شود و در اغلب موارد، کسب و کار بزرگتر نیازهای توزیع پیچیده تر و سنگین تری دارد. یک WMS با کیفیت بالا، باید قادر به ادغام تدارکات باشد، که فرایندها را ساده تر کرده، کارایی را به حداکثر رسانیده و هزینه های غیر ضروری را حذف می کن

هدف هر انبار کنترل ورود و خروج و موجودی کالاها به بهترین و موثرترین روش ممکن است. با پیشرفت تکنولوژی و رقابتهای فشرده، روشهای کاغذی پاسخگو نمی­ باشند. با وجود اینکه یک WMS از عملیات انبارداری در مقیاس بزرگ بهره می برد، می تواند برای کسب و کارهای کوچک نیز مفید باشد.

مدیریت موجودی در مدیریت انبار

بوسیله‌ی سیستم مدیریت انبار پروسه‌ی ورود و خروج و ارسال سفارشات با سرعت بیشتری امکان‌پذیر است. یک سیستم انبارداری درست و دقیق می‌تواند احتمال اشتباهاتی را که ممکن است هنگام حمل یک محصول رخ دهد را تا  حد زیادی کاهش دهد.
با یک سیستم مدیریت انبار، یک شرکت قادر خواهد بود موجودی خود را به موقع مدیریت کند. هر گام در این فرآیند، از زمان سفارش محصول یک مشتری تا دریافت این محصول ، می تواند با سوابق موجودی هماهنگ شود، که به کسب و کار در حداکثرسازی بهره وری، کمک می کند. علاوه بر این، WMS می تواند دقت سوابق را بهبود بخشد و گردش غیرضروری محصول را محدود کند، که هر دو باعث کاهش آسیب پذیری می شود، بعلاوه ،کاهش احتمال گم شدن محصول و کاهش هزینه ها را در بر خواهد داشت . این سبک مدیریت موجودی نیز بسیار کارآمد است و به شرکت ها کمک خواهد کرد تا فضای انبارهای موجود را بهتر استفاده کنند که بتوانند از تجهیزات مورد نیاز برای بسته بندی و حمل محصولات خود بهتر استفاده کنند.

حذف کاغذبازی در مدیریت انبار مکانیزه

یک WMS یا مکانیزاسیون انبار ، جنبه های بسیار دشوار یک کسب و کار را حذف می کند، اصطلاحا “کاغذ بازی”. این سیستم تمام پرونده ها را به صورت الکترونیکی نگه می دارد. WMS(مکانیزاسیون انبار) همچنین داده ها را دریافت و جمع آوری می کند، که به کسب و کار اجازه می دهد به طور کارآمد به برنامه ریزی امور بپردازد، که باعث کاهش نیاز به موجودی فیزیکی گران قیمت و وقت گیر می شود.

بدون WMS، پرسنل شرکت مجبور خواهند شد تا به صورت مداوم وظایف ردیابی موجودی غیر رسمی را انجام دهند. پس از اجرای این سیستم، کسب و کار شما میزان خطاهای کاهش یافته و هزینه های آموزش را که معمولا با این وظایف مرتبط است مشاهده خواهد کرد. با استفاده از WMS، هر کسب و کار می تواند پرسنل خدمات مشتری خود را برای افزایش دقت حمل و نقل، شناسایی کند و موجودی سفارشات را به بهتیرن شیوه انتشار دهد و مشتریان را در مورد تاریخ دقیق تر دریافت محصول، مطلع کند.

نقش نرم افزار انبار مکانیزه (WMS) در زنجیره تامین

یک نرم افزار انبار مکانیزه (WMS) یک نوع نرم افزاری است که برای مدیریت محصولات انبوه در یک انبار از جمله مدیریت موجودی، پروسه های انتخاب و حسابرسی مورد استفاده قرار می گیرد.
WMS بخش مهمی از زنجیره تامین است که هدف اصلی آن پیگیری و کنترل حرکت و ذخیره سازی محصول (مواد موجود در یک انبار) و پردازش اقدامات مرتبط با موجودی، می باشد. از جمله: دریافت، اضافه کردن، برداشت، کیفیت، کنترل، حمل و نقل، گزارش دهی و پیش بینی.
بطور دقیق تر، مدیریت انبار شامل دریافت، ذخیره سازی و حرکت کالا به سمت محل ذخیره سازی میانجی یا مشتری نهایی می شود.  (به طور معمول برای کالاهای آماده شده، اما کیت ها [اسباب کار] نیز ممکن است توسط WMS پیشرفته مدیریت شوند)، توجه داشته باشید که یک سیستم مدیریت انبار میتواند همزمان انبارهای چندگانه را اداره کند؛ یک نمونه از چنین کارکردی ممکن است یک انبار مرکزی، یک انبار منطقه ای (که توسط انبار مرکزی اداره می شود) و انبارهای خرده فروشی (که توسط انبارهای منطقه ای اداره می شود) باشد.

سیستم مدیریت انبار چگونه کار می کند؟

هنگامی که مشتری و سرور نرم افزار، WMS (نرم افزار انبار مکانیزه) را اجرا می کنند، هر مشتری می تواند از هر سرور به نقشه دسترسی داشته باشد. هر مشتری می تواند از یک یا چند سرور دیگر ، نقشه ها را ترکیب کند. هر مشتری می تواند از نقشه های ارائه شده توسط هر سرور،درخواست اطلاعات کند. زمانی که برنامه نویسان نیاز به نوشتن کد برای پیاده سازی مشخصات دارند، کاربران نهایی می توانند از محصولاتی که شامل اطلاعات انتشار و دسترسی جغرافیایی می شوند ،استفاده کنند. خریداران یک نرم افزار می توانند بهترین راه حل برای نیازهایشان را انتخاب کنند.

چرا سیستم مدیریت انبار مفید است؟

مدیریت انبار و انبارگردانی جزء اصلی‌ترین امور یک شرکت می‌باشد. با داشتن یک سیستم انبارداری خوب و موفق که  قابلیت رشد و توسعه داشته باشد، می‌توان در خدمت‌رسانی بهتر و گسترش خدمات که در نهایت منجر به پیشرفت شرکت می‌شود، به بهترین شکل ممکن ظاهر شد.
قبل از هر چیز، نیازهای کسب‌وکار خود را ارزیابی کنید.  شناسایی نیازهای اصلی کسب‌وکار شرکت شما نقش مهمی در انتخاب WMS دارد. به‌عبارت‌دیگر دانستن مشکل به این معنی است که شما در تلاش برای برطرف نمودن آن هستید البته با کمک راهکارهای سیستمی.

هدف از سیستم مدیریت انبار، ارائه مجموعه ای از روش های خودکار کامپیوتری، برای مدیریت و نظارت بر موجودی انبار، به منظور به حداقل رساندن هزینه ها و زمان های تحقق و ساده سازی فرآیندهای انبار می باشد.
سیستمی را انتخاب کنید که می‌تواند برای پشتیبانی از فرایندهای مختلف کسب‌وکار تنظیم شود. با گذشت زمان، نیازهای تجاری تغییر می‌کند و سیستم باید بتواند با آن تغییرات هماهنگ شود. اطمینان حاصل کنید که WMS انتخابی شما این امکان را داشته باشد، به‌عنوان نمونه اگر سیستمی که قصد خرید آن را دارید به‌صورت آفلاین است در آینده امکان تغییر آن به آنلاین نیز وجود داشته باشد. به این نکته توجه نمایید که پیکربندی درست، اصلاح نیست، بلکه کلید موفقیت است.

ویژگی های WMS (مکانیزاسیون انبار):

دریافت و بازگشت:

دریافت موجودی و برگشتی ها به تسهیلات انبار- یک سیستم مدیریت انبار کارآمد، باعث می شود شرکت ها از طریق حداقل سازی مقدار قطعات و محصولات غیر ضروری (در موجودی بیش از حد) هزینه های خود را در ذخیره سازی کاهش دهند. به همین ترتیب، WMS در جلوگیری از انبار کردن (از جمله OOS، ذخیره سازی، فروش اضافی و غیره) با حفظ مقادیر دقیق و به موقع کمک می کند (نه در موجودی بسیار کم). هدف اصلی سیستم مدیریت انبار حفظ تعادل مناسب موجودی است.

انبار لجستیک:

مدل سازی و مدیریت تجهیزات ذخیره سازی فیزیکی (مانند قفسه بندی و غیره)- به عنوان مثال، اگر محصولات خاصی ، اغلب با هم به فروش می رسند یا بیشتر به فروش می رسند، این محصولات می توانند با هم گروه بندی شوند یا در نزدیکی منطقه تحویل قرار گیرند تا سرعت فرایند جمع آوری، بسته بندی و حمل و نقل به مشتریان را سریعتر کند.

یکپارچگی:

امکان پیوند یکپارچه در پردازش و مدیریت تدارکات برای انتخاب، بسته بندی و حمل کالا از تاسیسات- اگر سیستم ، مدیریت موجودی یک شرکت تجارت-الکترونیک را اداره می کند، ادغام با نرم افزار مدیریت کانال، ممکن است به ردیابی فروش از بازار های اینترنتی آنلاین مختلف نیاز داشته باشد.که این امر به یکپارچگی وابسته است.

گزارش و پیش بینی: 

ردیابی موقعیت محصولات، تامین کنندگان و مدت زمان ذخیره سازی، شرکت ها را قادر به کنترل سطوح موجودی و به حداکثر رساندن استفاده از فضای انبار می کند. این کاربرد، کسب و کار را برای خواسته های بازار، بهتر آماده می کند، به ویژه در شرایط منحصر به فرد مانند فصول اوج فروش، تعطیلات و یا معاملات روزانه. از طریق گزارش های تولید شده توسط سیستم مدیریت موجودی، موارد بسیاری قابل تشخیص هستند، از قبیل SKU ها با بهترین فروش، محدوده قیمت هدف، SKU های سریع در حال حرکت، سابقه SKU و غیره.

انواع سیستم‌های مدیریت انبار

انواع مختلفی از سیستم های مدیریت انبار وجود دارند. آنها می توانند سیستم های مستقل یا ماژول های یک سیستم ERP یا مجموعه اجرایی زنجیره تامین باشند. بسته به اندازه و پیچیدگی سازمان، سیستم می تواند مانند یک سری از لیست های دست نوشته ای که در صورت لزوم به روز می شوند، ساده باشد، و یا صفحات گسترده ای باشد که با استفاده از نرم افزارهایی مانند مایکروسافت اکسل یا اکسس، یا برنامه نرم افزاری پیشرفته تر و یا نرم افزار مبتنی بر هدف، کار کنند.

سیستم مدیریت انبار تجارت الکترونیکی

سیستم های مدیریت انبار ،فرآیندهای درگیر در فروش درون بازار های آنلاین را ساده می کنند. WMS ساخته شده برای تجارت الکترونیکی نیازمند چیزی فراتر از یک سیستم معمولی است. علاوه بر تمام ویژگی های معمول WMS مانند دریافت، برداشت، حمل و نقل، و غیره، تجارت الکترونیک WMS مستلزم محاسبه نیازهای دیگر است، از جمله مهمترین آنها، بازیابی و تحویل مقادیر به بازار های مختلف آنلاین (مانند آمازون، eBay، Buy.com، وب سایت فروشنده، و غیره).
جلوگیری از فروش اضافه تر از انبار امری مهم است. مقدار واقعی موجود هر محصول خاص، باید به موقع در دسترس باشد. تنها مسئله ای که ممکن است اتفاق بیافتد این است که آیا یک سیستم مدیریت انبار مجهز به یک سیستم مدیریت کانال است یا خیر. یکی دیگر از راه هایی که WMS می تواند فرآیندهای تجارت الکترونیک را خودکار کند، سرعت بخشیدن در لیست کردن محصولات در بازار های مختلف است. WMS همچنین باید بتواند سفارشات را برای پیگیری، از کانال های آنلاین، از طریق یکپارچه سازی یک پلت فرم حمل و نقل، بدست آورد.

سیستم مدیریت انبار خرده فروشی

در خرده فروشی، نیازهای متفاوتی وجود دارد (به عنوان مثال، یک فروشگاه مواد غذایی نیازهای بسیار متفاوتی نسبت به یک مغازه تجهیزات ورزشی تخصصی دارد)، اما در میان آنها نیاز به یک POS مشترک است ، که همچنین به عنوان یک نقطه فروش شناخته می شود ، (جایی که در آن یک مشتری برای دریافت کالا یا خدمات به یک بازرگان، مبلغی پرداخت می کند). یک فروشنده به طور معمول اطلاعات لازم برای اخذ هزینه از مشتری را دریافت می کند و به عنوان مدرک معامله، “رسید”  صادر می کند. داشتن یک POS خطاها را کاهش می دهد و فرایند معامله را سرعت می دهد؛ یک WMS خرده فروشی، شامل یک POS خواهد شد.

ذینفعان سیستم مدیریت انبار (WMS) چه کسانی هستند؟

صادقانه، تمام انبارها می توانند از اجرای WMS بهره مند شوند. و در داخل این انبارها، WMS به نفع افراد است.یک WMS مبتنی بر ابر(کلود) به این معنی است که IT ، با سخت افزار یا نصب پیچیده ای، ارتباط ندارد. در واقع شما مجبور نیستید منابع خود را درگیر عیب یابی  کنید.
مدیران عملیات، از گزارشگری و پردازش پیشرفته، بهره مند می شوند که به اشتباهات کمتر و سفارشات بیشتر منتج می شود.اما نهایتا این موضوع برای صاحبان کسب و کار به چه معناست ؟ این به معنای هزینه های کاهش یافته و وقت آزاد بیشتر برای تمرکز در جایی است که کسب و کارتان به شما نیاز دارد.

تفاوت بین ERP و یک سیستم WMS (مکانیزاسیون انبار) چیست؟

سیستم های ERP و WMS (برنامه ریزی منابع سازمانی و سیستم مدیریت انبار) ستون فقرات هر کسب و کار پخش، عمده فروشی، زنجیره تامین یا تجارت FMCG هستند. بدون این دو ، اینگونه کسب و کارها قادر به فعالیت نخواهند بود.
نسخه های قبلی سیستم های ERP مشارکت محدودی برای WMS داشتند. این ممکن است به دلیل آن باشد که بسیاری از شرکت ها، یک نرم افزار WMS را جداگانه برای مدیریت فعالیت های انبار خود نصب کرده اند. اما امروز، راه حل های نرم افزاری مدرن ERP ، یا یک سیستم مدیریت انبار داخلی دارند، و یا یکپارچگی با یک سیستم مدیریت انبار موجود را فراهم می کنند.

به دلیل الزامات خاص صنعت عمده فروشی و پخش، شما هنوز می توانید یک راه حل WMS را به عنوان یک سیستم مستقل پیدا کنید. بنابراین سوال بزرگ این است که تفاوت چیست و کدام یک از نرم افزارها باید استفاده شود؟
این حداقل امکانات مورد نیاز از یک سیستم مدیریت انبار است:

وظایف تعیین محل انبار

مدیریت سفارش برداشت و سفارش پر کردن

مدیریت ظرفیت انبار

قابلیت فرکانس دهی رادیویی (RF) برای مدیریت داده ها

مدیریت کنارگذاری محصولات تخلیه شده

بهینه سازی جمع آوری و کنارگذاری

طبقه بندی ABC

بکارگیری نیروی کار

نرم افزار ERP چیست؟

برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) (ERP) یک نرم افزار مدیریت کسب و کار است که بخش های کلیدی را ادغام می کند و فرآیندهای کسب و کار را در تمام بخش های سازمان مانند خرید، فروش، بازاریابی، منابع انسانی، خدمات، موجودی، مدیریت مالی و غیره، خودکار می سازد، و جریان اطلاعات در سراسر سازمان را بهبود می بخشد .هنگامی که نرم افزار ERP در سازمان اجرا می شود، تمام بخش ها می توانند به اطلاعات به روز شده و به اشتراک گذاشته شده، دسترسی پیدا کنند. علاوه بر این، سازمان همچنین قادر به تحلیل سودآوری، عملکرد و نقدینگی در هر نقطه ای از زمان خواهد بود.

تفاوت های کلیدی بین ERP و WMS

تفاوت اصلی
WMS یک سیستم مستقل است که نیاز به حمایت از طرف نرم افزارهای دیگر دارد، در حالی که ERP یک راه حل همه جانبه است. با این حال، بر خلاف سیستم های مدیریت انبار، برخی از راه حل های ERP، بهینه سازی موجودی را براساس اطلاعات به موقع ارائه نمی دهند و قادر به تولید گزارش بر اساس روند تاریخی و داده هایی که بهترین مکان برای هر موجودی را شناسایی می کنند، نیستند.
انعطاف پذیری
سیستم های قدیمی تر ERP بر منطق مبتنی بر “مبادله ” پایه گذاری شده اند و آنها برای محیط های خطی با عملیات زمان بندی و استثنائات محدود، مناسب اند. اگر کسب و کار شما نسبت به تغییرات مداوم اولویت ها، آسیب پذیر باشد، بهترین گزینه شما یک WMS است که بر روی عملیات بی وقفه(real-time) متمرکز شده است یا یک سیستم ERP نوآورانه که می تواند به تغییرات دائمی پاسخ دهد.
پیگیری محصول
برخی از سیستم های ERP نیز در ردیابی محصولاتِ پایان یافته، کامل نیستند. اگر موجودی و عملیات زنجیره تأمین شما پیچیده باشند، شما ممکن است به عملکرد پیشرفته یک WMS مناسب نیاز داشته باشید. اما حتی ممکن است برخی از مسائل و نگرانی ها در مورد یکپارچه سازی سیستم WMS در مجموعه موجود ERP شما ، وجود داشته باشد.