انبارها از اصلی‌ترین بخش‌ها در واحدهای تولیدی، بازرگانی و خدماتی هستند و نرم افزار حسابداری انبار ابزار مهم مکانیزه کردن فرآیندهای این اجزای کسب و کار است. از جایی که موجودی انبارها را بخش بزرگی از دارایی‌های یک سازمان می‌دانیم، حسابداری انبار، تنها راهکار موثر برای حفظ و نگهداری این سرمایه‌هاست.
نرم افزار حسابداری انبار ( Store Accounting Software ) ابزاری است که عملیات‌ها و فرآیندهای تعیین ارزش مالی و موجودی انبار را تعیین می‌کند. با پیش آمدن حسابداری انبار مفهوم «انبارگردانی» نیز به عنوان عملیات اصلی این نوع حسابداری به میان می‌آید که در پایان هر دوره مالی انجام می‌شود.
هدف از حسابداری انبار چیست؟
موجودی انبارها دارایی تجاری هر سازمان محسوب می‌شوند و ارزیابی آنها برای کسب‌وکارها حیاتی است؛ چراکه به‌طور مستقیم با سود و مالیات شرکت‌ها در ارتباطند و می‌توانند در تعیین استراتژی‌های آتی، اثرگذار باشند.
سازمانها بر اساس گزارش‌های تکمیلی و تحلیلی که نرم افزار حسابداری انبار از موجودی انبارها ایجاد می‌کند، می‌توانند درباره کنترل هزینه‌های نگهداری موجودی و سفارش، تأمین کالا اطلاعات کسب کنند. در واقع مدیران با این نرم افزار برای جلوگیری از کمبود مواد اولیه و کنترل زمان سفارش آنها، تأمین مالی برای خرید مواد، محاسبه میزان خروجی محصولات یا مواد اولیه برحسب سرعت تولید و… تصمیم‌گیری می‌کنند.
شاید به دلیل همین اهمیت کارکردی است که باید بدانیم سیستم مدیریت انبار چیست و چه ویژگی هایی دارد؟ و امکانات آن به چه شیوه‌ای می‌تواند در تهیه تعیین موجودی کمی و کیفی کالاها، کنترل دارایی موجود، محاسبه هزینه‌ها و کنترل گردش مالی مربوط به بخش تولید یا تأمین محصولات موثر باشد.
کارکردهای نرم‌افزار حسابداری انبار
- توزیع و نگهداری مواد، کالا
- کاهش ضرر و زیان واحدها
- کنترل دقیق انبارها و جلوگیری از افزایش بی‌رویه موجودی
- جلوگیری از صرف هزینه بیش‌ازحد و هدر رفت سرمایه در گردش
- تسهیل عملیات حسابداری پس از صدور قبض انبار و تسهیل پرداخت مبلغ کالا به فروشنده
- محاسبه مبلغ موجودی‌های در انبار به قیمت تمام‌شده و محاسبه خسارت‌های ناشی از حوادث
انواع موجودی‌ها در انبار
در انبار یک شرکت برحسب نیاز آن کسب‌وکار می‌توان انواع مختلفی از کالاها و مواد اولیه را نگهداری کرد. نوع کالاها به فعالیت شرکت و نوع کسب‌وکار بستگی دارد. شرکت‌ها می‌توانند تولیدی، بازرگانی یا خدماتی باشند که براین اساس به مواد اولیه برای تولید محصولات خود، محصولات آماده برای فروش و یا برخی ملزومات مصرفی نیاز دارند.
به‌طورکلی در تمام واحدهای اقتصادی اعم از تولیدی یا غیر تولیدی موجودی انبار به چند دسته کلی تقسیم می‌شود. همه دسته‌بندی‌های دیگر زیرمجموعه این دسته‌ها قرار می‌گیرند. در نرم افزار حسابداری انبار همه این موارد باید مورد بررسی و اندازه‌گیری قرار بگیرند.
مواد خام (مواد اولیه): در مجموعه‌های تولیدی از مواد خام برای تهیه و تولید کالا استفاده می‌شود.
مواد و ملزومات مصرفی: مواد و ملزومات مصرفی موادی هستند که به‌طور مستقیم در فرآیند تولید دخالت ندارند، اما به‌صورت غیرمستقیم مورد استفاده قرار می‌گیرند. این ملزومات معمولاً در امور جانبی بهره‌برداری می‌شوند. برای مثال لوازم‌التحریر مورد نیاز در یک سازمان تولیدی نوعی از ملزومات مصرفی است.
مواد در جریان تولید: به موادی که در فرآیند ساخت و تغییر قرار دارند اما هنوز تبدیل به محصول یا بخشی از یک محصول کامل نشده‌اند.
کالای ساخته‌شده: کالایی که فرآیند ساخت آن کامل شده و برای فروش و عرضه آماده است.
اجناس خریداری‌شده: برخی اجناس هم هستند که تنها برای فروش خریداری شده‌اند. در این محصولات نه تغییری ایجاد می‌شود و نه از آنها در فرآیند تولید یک محصول جدید استفاده می‌شود.
مهم‌ترین وظیفه در نرم افزار حسابداری انبار
در مدیریت انبار باهدف مدیریت و کنترل دقیق اموری که در جریان است، سندهایی در نظر گرفته‌شده است که باید فعالیت‌های شکل‌گرفته در انبار در این اسناد ثبت شوند. به همین دلیل می‌توان مهم‌ترین وظیفه بر اساس اصول حسابداری انبار را شناسایی و بررسی این اسناد، دانست.
دسته‌بندی اسناد انبار
- اسناد خرید در حسابداری انبار
ثبت دقیق تمام هزینه‌های انجام شده با جزئیات درصد تخفیف یا ارزش‌افزوده یا هزینه‌هایی مانند حمل ونقل، انبارداری، گمرک و در دسته «هزینه‌های خرید» قرار می‌گیرند که باید در محاسبه قیمت تمام‌شده کالا در نظر گرفته شوند.
- اسناد انتقالی بین انبار
ثبت اسناد انتقال مواد اولیه و کالاها بین بخش‌های مختلف یک شرکت در محاسبه موجودی انبار و حسابداری انبار مؤثر است.
- اسناد بهای تمام‌شده محصول تولیدی
هزینه‌های مختلفی مانند هزینه خرید مواد اولیه، هزینه حمل‌ونقل و انبارداری و سایر هزینه‌های جانبی بر قیمت تمام‌شده یک کالا تأثیر دارند.
- بهای تمام‌شده کالای صادره از انبار
خروج هر کالا از انبار باید با تعیین قیمتی نهایی برای آن صورت بگیرد که برای این کار از ۲ سیستم ارزیابی ادواری و دائمی موجودی، استفاده می‌کنند.
- سیستم ارزیابی ادواری موجودی: در این سیستم مبلغ کالای موجود انبار فقط در پایان دوره مالی، تعیین می‌شود.
با استفاده از این سیستم موجودی‌های پایان دوره شمرده می‌شوند و ارزش مالی آنها بر اساس روش‌های پذیرفته‌شده گردش بهای تمام‌شده تعیین می‌شوند. سپس بهای تمام‌شده کالای خروجی پایان دوره مالی را با کسر ارزش آن از بهای تمام‌شده کالای در دست، محاسبه می‌کنند. در یک سیستم ERP یکپارچه مانند MabnaERP اتصال به نرم افزار حسابداری هم انجام می‌شود و یپگیری فرآیند به سرعت بیشتری دنبال می‌شود.
- سیستم ارزیابی دائمی موجودی: در سیستم ارزیابی دائمی موجودی تمام مبادلات خروج و ورود موجودی کالا باید در حساب موجودی‌ها ثبت شود. برای ارزشیابی درصورتی‌که بهای تمام‌شده با گذشت زمان، دچار تغییراتی شود باید یکی از روش‌های ارزیابی در حسابداری گردش بهای تمام‌شده، مورد استفاده قرار بگیرد.
مزایای استفاده از حسابداری انبار
مدیریت موجودی کالا در انبارهای یک سازمان که همیشه بخش عظیمی از سرمایه را به خود اختصاص می‌دهد کمک بسزایی در کاهش هزینه‌ها و سود آوری سازمان است. مدیریت دائمی بر روی کالاهای موجود در انبارها باعث افزایش سرعت ارائه خدمات به مشتریان می‌شود و مشکلات موجود در سیستم‌های دستی و سنتی را از بین می‌برد.
نرم‌افزار انبارداری، نرم‌افزاری کاربردی است که به کنترل و مدیریت عملیات روزانه در یک انبار کمک زیادی می‌کند. سیستم مدیریت انبار یا مکانیزاسیون انبار به یک کسب‌وکار، در مدیریت و بهره‌برداری از انبار یا مرکز توزیع، توانایی کنترل قابل‌توجهی می‌دهد.
فرایند انبارداری محصولات را می‌توان از طریق نرم افزار حسابداری انبار بهینه کرد. این یک فرایند طولانی است. این فرآیند به مراحل مختلفی مانند به دست آوردن محصولات از تأمین‌کنندگان، حفظ سطح موجودی و ارسال این محصولات به مشتریان و سازمان‌دهی و پردازش اطلاعات مهم نیاز دارد.
نرم‌افزار مدیریت انبار مکانیزه (WMS) برای یکپارچگی و مدیریت کلیه فرآیندهای موجود در انبار کسب‌و‌کارهاست از قابلیت‌های سیستم مدیریت انبار مکانیزه(WMS) می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
• تعیین محل انبار
•طبقه بندی ABC
•مدیریت ظرفیت انبار
• بکارگیری نیروی کار
•مدیریت کنارگذاری
•محصولات تخلیه شده
•بهینه سازی
•جمع آوری و کنارگذاری
•مدیریت سفارش برداشت و سفارش پُرکردن
• قابلیت فرکانس‌دهی رادیویی (RF) برای مدیریت داده‌ها
