نقش ERP در مدیریت هزینه‌های سازمانی

نقش ERP در مدیریت هزینه‌های سازمانی

تاریخ انتشار: 29 آذر 1399 نویسنده: sharafi

ERP چیست؟

ERP در واقع مخفف عبارت (Enterprise resource planning) که به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی است و شامل مجموعه بزرگی از فرایند های مختلف بوده که در جهت بهبود عملکرد یک سازمان گام برمی‌دارد.بطور کلی آشنایی با ERP اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم و باعمومیت یافتن استفاده از سیستم ها در سازمان ها شکل گرفت. اما این ایده بسیار خام بود و بایستی زمان مناسبی را تا پختگی طی می‌کرد.

بطورکلی برنامه ریزی منابع سازمانی ، پایه اساسی همه تصمیم‌های مدیریتی است؛ که شامل ایجاد و تعیین اهداف و همچنین تعاریف روش هایی است که سازمان بایستی به این اهداف دست یابد. یکی از جنبه های مهم برنامه ریزی در سازمان‌ها، انتخاب گزینه مناسب برای مسیر آینده و به عبارتی داشتن هدف و اهتمام و توجه کافی در رسیدن به هدف است.مدیران و تصمیم گیرندگان در سازمان ها، به طور معمول باید در جهت اهداف دراز مدت و کوتاه مدت برای آینده برنامه ریزی کنند. با پیش بینی بازار و روند اجتماعی-سیاسی-اقتصادی، مدیران می توانند برنامه ای برای تعیین شرکت مورد نظر خود در آینده داشته باشند.
از آنجا که برنامه‌ها در سازمان، برای دستیابی به اهداف ایجاد شده اند؛ هر برنامه باید منجر به موفقیت در رسیدن به اهداف سازمان شود. یک شرکت سازمان یافته برای دستیابی به اهداف گروه از طریق همکاری مطلوب و هدفمند، وجود دارد. برنامه ریزی فاصله بین جایی که سازمان در حال حاضر است و می خواهد در آینده باشد را پلی ایجاد می کند. در غیاب برنامه ریزی، رویدادها به شانس تبدیل می شوند.با توجه به نقش موثر برنامه ریزی در سازمان‌ها، نقش و ضرورت داشتن یک مجموعه اهداف برنامه ریزی شده برای تحقق اهداف و برداشتن گام صحیح و اصولی در شرکت‌ها بیشتر دیده می‌شود.

با روند رشد و تاثیرات تکنولوژی بر گستره گیتی، شاید بتوان با قطعیت گفت که در سازمان ها و شرکت ها و بطور کل در تمامی مشاغل و کسب و کارها، دیگر امکان انجام کارها به صورت دستی نبوده و ضرورت اجرای فرایندها بصورت سیستمی جزء جدایی ناپذیر تمامی فرایند ها به شمار میرود و عدم همراهی و همگام شدن با تکنولوژی محکوم به حذف از بازار رقابتی امروز می‌باشد.

برنامه‌ریزی منابع سازمانی چون دیگر فرایندهای سازمانی با تکنولوژی مسیر تکامل خود را طی می‌کند و برخورداری از فناوری های امروزی در مدیریت منابع سازمانی چون نقشه راه در جهت تکمیل و تحقق اهداف سازمانی مهم بوده و همچنین برنامه رییزی منابع سازمانی را باید مهم‌ترین  وسیله موجود و تکامل سیستم‌های اطلاعات مدیریت دانست.

 مبنای کارکرد ERP فرآیندی به جای ساختارهای وظیفه‌ای و تبدیل خواسته‌های مشتری به داده‌‌های کمی در جهت افزایش رضایت مشتریان است. برنامه‌ریزی منابع سازمان می‌کوشد تا تمام فرآیندهای سازمان به صورت یکپارچه و با نگرش فرآیندی با یکدیگر مرتبط نماید.

شرکت‌های بزرگ نرم‌افزاری از تمامی مراحل همچون تولید و پخش و توزیع مثال‌هایی دارند که در نسخه ‌های خود به سازمان‌ها ارائه می‌دهند و فناوری از طریق این سیستم‌های جدید نرم افزاری وارد سازمان می‌شود. در یک دسته بندی کلی موارد زیر را می‌توان به عنوان مهم‌ترین موارد تفاوت بین سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان برشمرد.

یک ERPجامع باید :

  1. Enterprise باشد. یعنی بتواند کلیه فرایندها و فعالیت ها و بخشهای یک سازمان را یکپارچه کند.

همچنین بتواند کلیه زبان‌ها، ارزها، تقویم‌ها راپوشش دهد و قابلیت تبدیل و همچنین قابل درک و به وعی دارای فهم مشترک باشد

  • 2.       Resourceباشد. کلیه منابع سازمانی نظیر را پوشش دهد
  • 3.      Planningباشد و قابلیت برنامه ریزی برای منابع سازمانی داشت باشد.

یک ERP باید بطور کلی دارای یک پایگاه داده باشد تابتواند به توقعات و خواسته های یک سازمان در بخش های مختلف پاسخ‌گو باشد.

مزایای سیستم ERP

مزایای فراوانی در استقرار سیستم‌های ERP وجود دارد که می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • بهبود دسترسی به اطلاعات
  • تعیین ساختارهایی برای کنترل بهتر هزینه
  • افزایش توان نظارتی بر عملکرد سازمان
  • ایجاد پایگاه داده‌های یکپارچه در خصوص مشتریان
  • پیگیری در تهیه و ارائه سفارشهای مشتریان
  • کاهش هزینه‌های انبار (نگهداری، حمل و نقل)، سفارش‌ها، تولید و ناشی از توقف خط تولید
  • کاهش فرایندها و عملیات‌های حسابداری
  • کاهش حجم تأمین مالی مورد نیاز برای سرمایه گذاری در تجهیزات و ماشین آلات، کارخانه، زمین
  • کاهش هزینه ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحدهای سازمان و ایجاد پل ارتباطی

با توجه به قابلیت‌های کاهش ERP در کاهش هزینه‌ها، قطعا این عمل به افزایش فروش و سهم بازار بیشتر سازمان منتهی می‌گردد.

یک ERP  موفق با برقراری فرایند تولید منعطف و قابل تغییردر سازمان سبب کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول و همچنین با  افزایش شفافیت و پیگیری فرایند تولید برای مشتری باعث  رضایت مشتری و نهایتاً تطبیق بیشتر با نیازهای وی می‌گردد.

تجربه افزایش رضایتمندی مشتری در تمام فرایندهایی که وی با آنها درگیر است( از لحظه سفارش تا دریافت سفارش) سبب افزایش اعتماد در جامعه هدف می‌شود،که خود یک موفقیت بزرگ برای سازمان‌ها به شمار می‌آید.

با استقرار ERP در یک سازمان، می‌توان با شناسايي و حذف عوامل قابل كاهش، سبب کنترل هزينه‌ها شد .

قطعا دوران پیش‌رو، زمانی را برای تجربه آزمون و خطا را به شرکت‌ها نمی‌دهد. صرف زمان اینکه یک شرکت یا سازمان مدل و یا شیوه‌ای را  به‌عنوان الگو یا نمونه پیش ببرد به نوعی قدم زدن در تاریکی است. در شرايط امروز اقتصاد جهاني بي ترديد ،لازمه بقاي بنگاهها ونهادهاي خدماتي مجهز شدن به پلتفرم‌ها  و سازوكارهاي مديريتی نظیر  کنترل هزينه توليدكالا و خدمات با قيمت‌هاي قابل رقابت وپاسخگويي سريع به فرصت‌هاست.موسسات خدماتي براي تداوم حيات اقتصادي خود ناگزير بايد با كاهش هزينه و سبک كردن بار مالی ناشی از هزینه‌ها  و توجه به مشتري مداري حركت خود را موزون‌تر كنند. 

ERP با نمایش دلایل شكاف بين مشتري و سازمان، اختلافات بين سيستم مالي و فني، سبب شناسایی مشکلات سازمان‌ها می‌شود.

 براي كاهش هزينه در سازمان‌ها برعواملي نظير حذف موانع فرهنگي و قانوني تاكيد شده است و توجه به مسائلي مانند ايجادتحول در ساز و كار سازمان، تداوم آموزش اصلاح ساختارهاي كار، نگاه جدي به مديريت هزينه، كاهش شكاف نقدينگي، متعادل كردن هزينه و ارزش ايجادسرمايه اجتماعي و …را يادآور مي‌شويم .

همچنين براي صرفه جويي و كاهش هزينه بايد ضمن بر هم زدن قوانين و ساختارهاي موجود، نگاه متفاوتی به كاهش هزينه‌ها داشت .

كاهش هزينه يك تهديد نيست بلكه فرصت‌ای است؛ كه ظرفيت‌های ناشناخته سازمان را در مسير حذف اتلاف‌ها وايجاد روند رو به بهبود فعال مي‌كند.

با عطف به موارد فوق می‌توان نتیجه گرفت که:

  • ERP ، مشکلات را شناسایی می‌کند؛ حتی یک مشکل کوچک هم می تواند به یک بحران جدی تبدیل شود. با یک سیستم ERP کارآمد، شما می توانید مشکلات را شناسایی کرده و بر آن ها غلبه کنید.
  • ERP  شما می تواند با استاندارد کردن فرآیندها و جریان های کاری، از میزان خطاهای پیش آمده بکاهد.
  • یک ERP موفق برای شما دقت و توجه بیشتر را به ارمغان می‌آورد.
  • با ERP  می‌توان هزینه‌های سازمانی را کنترل و از هدر رفت منابع مالی کاشت.
  • با ERP  بهتر می‌توان بر عملکرد سازمان نظارت داشت و به این گونه از انجام کارهای بیهوده پرهیز کرد.
  • با ERP  جامع و یکپارچه میتوان هماهنگی ضعیف بین واحدهای سازمانی را از بین برد.

تهیه گزارشات مالی دقیق و به موقع، افزایش میزان فروش محصولات و سودآوری، در طولانی مدت ارزش افزوده بیشتری نصیب سازمان خواهد کرد. بنابراین ای آر پی، در حوزه استراتژیک می‌تواند تغییرات مهم و عمده‌ای ایجاد کند. در واقع ERP با ایجاد استانداردهای کارآمد، توان سازمان جهت کنترل فرایندها را بهبود می‌بخشد. بنابراین استفاده از یک پایگاه داده یکپارچه و متمرکز باعث صرفه جویی در زمان، هزینه، افزایش کارایی سازمان و… می‌شود. از دیگر مزایای ERP، بهبود زیرساخت‌ها و ایجاد توانایی جهت هماهنگی با تغییرات بیرونی است. این ویژگی برای ورود به دنیای تجارت الکترونیک، ضروری و اجتناب ناپذیر است. با استفاده از ERP سازمان‌ها می‌توانند صاحب مزیت رقابتی شوند.