10دلیل-که-چرا-نرم‌ا-فزارهای-انبار-و-حسابداری-باید-یکپارچه-باشند؟

۱۰ دلیل برای یکپارچگی نرم افزار حسابداری و سیستم انبارداری

تاریخ انتشار: 20 بهمن 1400 نویسنده: نگار مطلبی

یکپارچگی نرم افزار حسابداری و سیستم انبارداری در سازمان‌ها و کسب‌وکارهای امروزی فرآیندهای پرهزینه‌ تدارکات و مالی را مدیریت می‌کند. شفافیت اطلاعات بهره‌وری و کارآمدی و پویایی اداری سازمان‌ها مهم‌ترین نیازهایی است که سازمان‌ها را به سمت مکانیزه کردن سیستم‌ها و یکپارچه‌سازی آن‌ها و ایجاد دسترسی عمومی به داده‌ها و اطلاعات ترغیب می‌کند.

اتصال برنامه‌های کاربردی به یکدیگر فرآیند اصلی در یکپارچه‌سازی سیستمهاست. این فرآیند مزیت‌های رقابتی زیادی را به سازمان‌ها اعطاء می‌کند که از آن جمله می‌توان به کاهش هزینه مدیریت حسابداری و انبارداری اشاره کرد. اجرا و استقرار سیستم‌های یکپارچه انبارداری و حسابداری به ایجاد یک نظام ساختاری نرم‌افزاری در سازمان منجر می‌شود. این روند از موازی کاری‌ها و ثبت اطلاعات متعدد و عملکرد جزیره‌ای واحدها و دپارتمان‌ها جلوگیری می‌کند.

نرم افزار فروش مویرگی در مدیریت لجستیک کارکردهای پیچیده حمل‌و‌نقل، واردات و صادرات، انبارداری، مدیریت موجودی، خرید محصول، برنامه‌ریزی تولید و خدمات به مشتریان را هماهنگ می‌کند.

مشکلات نبود یکپارچگی نرم‌افزارها در سازمان‌ها

• هدر رفت منابع و عدم بهره‌وری کارکنان
• افزایش هزینه‌های سازمانی
• دسترسی نداشتن به به اطلاعات و داده‌های یکپارچه
• خطای انسانی در ثبت اطلاعات ورود و خروج انبارها و ایجاد مغایرت در سیستم انبار مکانیزه (WMS)
• مشکلات در توزیع حواله‌ها میان انباردارهای راهروها برای جورچینی یک فاکتور و یا حواله به صورت همزمان
• عدم امکان کنترل سیستمی درخواست از تامین کننده و صدور رسید انبار
• سخت بودن انبارگردانی به دلیل پراکندگی کالاها
• دشواری در رهگیری دقیق کالا بر حسب تاریخ انقضا و بچ
• تجربی بودن انبارداری و وابستگی زیاد به نیروی انسانی با تجرب
• به روز نبودن موجودی انبار به علت تاخیر در ثبت دستی به سیستم انبار

پیوستگی نرم افزار حسابداری و سیستم انبارداری و راهکار تحقق آن

تجهیز سازمان‌ها و شرکت‌ها به نرم‌افزار حسابداری و سیستم انبارداری درواقع خرید و استقرار یک نرم‌افزار یکپارچه در دو بخش انبارداری و حسابداری را با امکانات متنوع و متفاوت فراهم می‌کند.

مهم‌ترین وظایف سیستم کارکردی یکپارچه و پیوسته سازمان ها

  • مدیریت فرآیندهای مختلفی مانند مدیریت انبار
  • مکان‌یابی کالاها و برآورد موجود آن‌ها در انبار
  • امکان ثبت کلیه رخدادهای موجود در انبار از لحظه ورود کالا
  • قیمت‌گذاری و حسابداری کالاهای خروجی
  • کنترل و ثبت درخواست‌ها و سفارش گیری
  • فراهم کردن امکان انبارگردانی در فواصل زمانی تعیین‌شده و..

سهم زیادی از سرمایه سازمان‌ها و شرکت‌ها را کالاهای موجود در انبارها به خود اختصاص داده‌اند و مدیریت بهینه آن‌ها در کاهش هزینه‌ها و افزایش سود و بهره‌وری سازمان‌ها نقشی بسیار مهم و اساسی است.

می‌توان گفت به همان میزان که نبود یک کالا در انبار به معنی از دست‌دادن یک مشتری است، انباشت بیش‌ازحد آن‌ها نیز به معنی انقضاء کالاها و ضرر و زیان ناشی از هزینه‌های گزاف نگهداری و هدر رفت منابع و.. است.

نقش گزارشات پیشرفته در مدیریت انبارها

امروزه که باوجود اینترنت فاصله‌های فیزیکی به‌راحتی کنار گذاشته می‌شوند تهیه یک نرم‌افزار انبار و حسابداری انبار امکان کنترل و مدیریت انبارها به‌صورت آنلاین و آفلاین را فراهم می‌کند. مدیران می‌توانند بر اساس گزارش‌های متنوع این نرم‌افزار به‌راحتی تصمیم‌گیری‌ و سیاست‌های سازمانی خود را تعیین کنند.

همان‌طور که گفته شد موجودی انبار جزء دارایی‌های تجاری هر سازمان محسوب می‌شود. ارزیابی موجودی انبار برای کسب‌وکارها در اندازه‌های مختلف بسیار مهم است. موجودی انبار از ویژگی‌هایی است که به طور مستقیم با سود و مالیات شرکت‌ها ارتباط دارد و در آن‌ها تأثیر زیادی می‌گذارد.

با توجه به اهمیت این موضوع مدیران سازمان‌های تجاری و اقتصادی از اطلاعات نهایی انبارگردانی استفاده زیادی می‌کنند. این موضوع دربردارنده جزییات موجودی انبار، هزینه‌های نگهداری کالاها، میزان سفارش‌ها، امکان تأمین کالا در زمان مناسب و جلوگیری از کمبود مواد اولیه تصمیم می‌گیرند و اینجاست که بیشتر از هر زمان دیگر از اهمیت حسابداری انبار آشکار می‌شود.

هدف از انبارگردانی و حسابداری انبار

هدف نرم‌افزار انبار و حسابداری انبار، دستیابی به اطلاعات و داده‌های کاربردی درباره موجودی کمی و وضعیت کیفی کالاها و کنترل دارایی موجود در انبار است. تعریف تمام کالاها در سیستم، کنترل ورود و خروج کالاها و امکان صدور حواله‌ها و اسناد مالی مختلف ارتباط یکپارچه نرم‌افزار انبار با سایر نرم‌افزارها از امکانات این سیستم است.

ماژول‌های دیگر مانند حسابداری مالی، خرید و تدارکات، فروش و.. همراه باقابلیت امکان ثبت سفارش و کنترل کالاها به‌صورت تعدادی و ریالی، امکان اتصال به انواع بارکد خوان‌ها و تهیه و تولید گزارش‌های آماری و استاندارد با انواع گرافیک‌ها و نمودارهای کاربردی از دیگر قابلیت‌های این نرم‌افزار است.

اثرگذاری نرم افزار حسابداری و سیستم انبارداری سازمان‌ها

دلایل-اثرگذاری-سازمان‌ها-برای-تهیه-نرم‌-افزار-انبار-و-حسابداری

دلایل مهم و اثرگذار سازمان‌ها برای تهیه نرم‌افزار حسابداری و سیستم انبارداری عبارتند از:

  • ثبت اطلاعات از فرآیندهای عملیاتی انبار مانند موجودی‌ها سفارش‌ها و توزیع کالاها
  • نصب و استقرار سریع‌ و آسان در سازمان‌ها و ایجاد زمینه توسعه کسب‌وکارها
  • افزایش سرعت ارائه خدمات به مشتریان
  • حذف انبارداری سنتی و تلفیق دانش و فناوری برای بهینه‌سازی فرآیندهای عملیاتی
  • کاهش هزینه‌ها و افزایش سودآوری جلوگیری از پیاده‌سازی فرآیندها و سیستم‌های جزیرهای در سازمان
  • پیوستگی و انسجام اطلاعات و داده‌ها و قابلیت ‌بهره‌برداری از آن‌ها در واحدهای مختلف
  • مکانیزاسیون فرآیندهای عملیاتی و جلوگیری از ثبت اطلاعات تکراری و غلط
  • ارائه گزارش‌ها متنوع از رویدادهای مرتبط با گردش کالا به تفکیک انبار، کالا و طرف حساب، در بازه زمانی دلخواه
  • امکان گزارش ریز عملیات انبار به‌صورت مقداری و مقداری_ریالی درهر زمان

مزایای نرم‌افزار انبار و حسابداری انبار

با نصب و استقرار نرم‌افزار انبار و حسابداری انبار، از انبارهایتان اطلاعات به روز و شفاف دارید. چراکه ثبت پیوسته اطلاعات از فرآیندهای مختلف ورود و خروج کالاها به انبار اطلاعات پیوسته منسجمی از موجودی کلاها و وضعیت آنها را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

با ورود هر کالا به انبار در نرم افزار حسابداری انبار یک سند مالی(سند رسید) به ثبت می‌رسد. این سند شامل نام طرف حساب اقلام وارده به همراه تعداد و مبلغ و تخفیف ارزش افزوده و …است. این سند با ثبت برخی از اطلاعات خواسته شده از سوی انباردار به سند حسابداری تبدیل می‌شوند.

هر یک از این اسناد مالی که اطلاعات دقیق و جزیی‌تری نیز به همراه دارند. این امکانات تکمیلی می‌توانند از ضرر و زیان گسترده سازمان جلوگیری و مدیران را به سمت اتخاذ یک راهبرد مدیریتی دقیق، هدایت کنند.