اهمیت نرم افزار مالی تحت وب برای مدیران کسب‌وکارهای امروزی در راستای تحول دیجیتال و جهانی‌شدن تجارت قابل توضیح است. کسب‌وکارها در سال‌های اخیر به پیشرفت‌های زیادی دست یافته‌اند که یکی از بزرگترین این پیشرفت‌ها، کنار رفتن سیستم حسابداری دستی و روی کار آمدن نرم افزارهای حسابداری است.
بعد از آن نیز ظهور اینترنت با سرعت بالایی که داشت باعث شد شرکت‌های تولیدکننده نرمافزارهای مالی و حسابداری به فکر طراحی و پیاده‌سازی نرم افزار مالی تحت وب بیفتند.
نرم افزار مالی تحت وب چیست؟
نرم افزار مالی حسابداری تحت وب (Web Based) یا آنلاین ابزار فوق العاده‌ای برای تسهیل امور مالی و حسابداری است. فقط کافیست به اینترنت متصل شویم و حساب‌ها، هزینه‌ها و درآمدها و … را در نرم افزار ثبت کنیم. سپس با استفاده از ابزارهایی که مشابه نرم افزار مالی حسابداری معمولی است محاسبات لازم را برای کسب و کارمان انجام دهیم و آن را ذخیره کنیم.
این نرم افزارها نوع خاصی از نرم افزارهای کلاینت و سرور هستند که روش طراحی و توسعه آنها نسبت به نرمافزارهای بر مبنای ویندوز مدرن‌تر است. نرم افزار حسابداری تحت وب روی کامپیوتر شما نصب نخواهد شد. شما می‌توانید با استفاده از مرورگرهای مرسوم همچون گوگل کروم، فایرفاکس، اپرا، اکسپلورر و … به آن دسترسی پیدا کنید. به این ترتیب دسترسی نامحدود در هر زمان و مکان و نیز پایداری یک سیستم عالی برای شما فراهم می‌شود.
دو نسخه ابری و غیرابری نرم افزار مالی تحت وب
در نسخه ابری تمام تجهیزات و زیرساخت‌های مورد نیاز مانند سرور توسط یک سرویس دهنده بیرونی ارائه می‌شود. اما در نسخه غیرابری زیرساخت مورد نیاز در محل شرکت تجهیز می‌شود. با این حال همچنان دسترسی به نرم افزار از طریق وب میسر است.
چه دلایلی که ما را قانع می کند که از ابزارهای آنلاین مالی و حسابداری استفاده کنیم؟
در نرم افزارهای حسابداری تحت وب، در هر مکان و زمانی امکان دسترسی برای شما وجود دارد. در واقع الزامی وجود ندارد که برای دسترسی حتما در محل شرکت حضور داشته باشید. این امکان به خصوص در ایام کرونا و شرایط دورکاری بسیار کارآمد خواهد بود. با تجربه‌ای که استفاده از نرم افزارهای حسابداری فراهم کرده به جرات می‌توان گفت امنیت سیستم‌های آنلاین مالی و حسابداری به مراتب بالاتر از نسخه‌های محدود به سیستم است.
با توجه به این نکته که شما برای دسترسی به نرم‌افزار حسابداری تحت وب نیاز به مرورگر وب دارید، نیازی به نصب نرم افزار یا اپلیکیشن دیگری برای دسترسی و مدیریت حساب‌ها نیست. چنانچه از شرکتی معتبر اقدام به تهیه نرم افزار حسابداری آنلاین کنید قطعا ابزار به صورت رسپانسیو طراحی شده و روی تبلت و موبایل نیز به آسانی قابل استفاده است.
اکثر شرکت‌های خدمات حسابداری توصیه می‌کنند برای دسترسی به همه امکانات از نسخه دسکتاپ استفاده کنید. در صورتی که شرکت شما دارای چند شعبه باشد، شرکا و شعبات دیگر با توجه به سطح دسترسی‌های متنوعی که شما برای آنها تعریف می‌کنید، می‌توانند به راحتی وارد سیستم شده و حساب‌های مربوط به خود را وارد کنند.
معایب نرم افزار حسابداری تحت وب کدام است؟
هرچند معایب سیستم مالی حسابداری در مقابل مزایای آن، قابل توجه نیست، ولی ما در اینجا به همین موارد اشاره‌ای داریم:
- نرم افزار مالی حسابداری دسکتاپ شما به راحتی قابل پیکربندی، سفارشی‌سازی و تغییر نیست.
- اگر زمانی اینترنت قطع باشد، دسترسی شما به اطلاعاتتان نیز قطع خواهد شد.
- بسیاری از سیستم های نرم افزار حسابداری آنلاین، پشتیبان‌گیری اطلاعات را بر روی رایانه کاربر فراهم نمی‌کنند.
- گاهی دریافت اطلاعاتی درباره اینکه داده‌های شما روی کدام سرور نگهداری می شوند به سختی ممکن می‌شود.
تفاوت نرم افزار حسابداری تحت وب و نرم افزار حسابداری ابری چیست؟
سوالی که معمولا در ذهن بسیاری از کاربران به وجود می‌آید این است که چه تفاوتی بین نرم افزار حسابداری تحت وب با نرم افزار حسابداری ابری وجود دارد؟
نرم افزار مالی تحت وب یعنی نرم افزاری که با تکنولوژی وب و روی سرور با استفاده از مرورگر قابل استفاده است. این نوع نرم افزارها بدون وابستگی به سخت افزار و نرم افزار کلاینت یا کاربر نهایی قابل اجرا روی انواع رایانه ها و گوشی و تبلت است.
نرم افزار مالی و حسابداری ابری
از نظر ساختار هیچ تفاوتی با نرم افزار تحت وب ندارد. تنها تفاوت آنها در روش استفاده‌شان است. یعنی کاربر با عضویت در یک سایت که به عنوان مثال حسابداری آنلاین را ارائه می‌کند خیلی زود می‌تواند نرم افزار خود را تهیه و آماده استفاده کند. مشتری می‌تواند به صورت اجاره‌ای و در مدت محدودی با توجه به تعرفه‌ای که به صورت ماهانه یاسالانه پرداخت می‌کند از سرویس ابری استفاده کند.
در نرم افزار حسابداری آنلاین، داده‌ها روی یک سرور فیزیکی که در محل شرکت استفاده‌کننده از نرم‌افزار قرار گرفته، نگهداری می‌شوند. یعنی داده‌های سیستم در اختیار خود شرکت است و معمولا شرکت تولیدکننده نرم‌افزار یا شخص ثالث به آن دسترسی ندارند. اما در نرم‌افزار حسابداری ابری مرکز اصلی ذخیره‌سازی داده‌ها، فضایی در اینترنت است که در ازای دریافت هزینه در اختیار شما قرار گرفته است.
امنیت اطلاعات در حسابداری تحت وب به چه شکل است؟
موضوعی که ممکن است در قبال نرم‌افزار مالی تحت وب ذهن کاربران را درگیر خود کند بحث امنیت اطلاعات مالی حسابداری شرکت‌هاست. اما باید بگوییم که جای نگرانی وجود ندارد. اطلاعات شما به‌صورت کاملا امن (کد رمز) در سرور های مستقر در محل شرکت شما ذخیره خواهد شد. یعنی بجز خود شما و کاربرانتان، هیچ فرد دیگری دسترسی به اطلاعات شما نخواهد داشت.
حتی کارکنان شرکت تولیدکننده نرم‌افزار نیز بدون اینکه رمز عبور و دسترسی لازم را به آنها بدهید نمی‌توانند به اطلاعات شما دسترسی پیدا کنند. به همین جهت از نظر امنیت در مقایسه با سایر نرمافزارهای حسابداری، نرم‌افزار حسابداری تحت وب سطح امنیتی مناسبی دارد.
به چه شرکت‌هایی توصیه می‌شود از نرم افزار حسابداری تحت وب استفاده کنند؟
در صورتی که شرکت یا کسب و کار شما دارای حداقل یکی از شرایط زیر است، استفاده از نرم افزار حسابداری تحت وب یک ضرورت خواهد بود:
- اگر کسب و کار شما دارای دفاتر کاری یا شعب متعدد در سطح شهر، کشور یا دنیا باشد.
- درحالی که واحد تولیدی شما در یک محل مثل شهرک صنعتی قرار دارد و واحد بازرگانی شما در محل دیگری واقع شده است.
- اگر کسب‌و‌کار شما بین‌المللی است و بخشی از فعالیت‌های مالی آن در خارج از کشور صورت می‌گیرد.
- در صورتی که بازاریاب‌های سیار برای شما کار می‌کنند و قرار است در محل مشتری فاکتور صادر کنند.
- در حالی که شما پروژه‌های مختلفی دارید که هر پروژه ثبت هزینه و درآمد مخصوص به خود را دارد.
- اگر مدیران مجموعه بیشتر در سفر هستند و نظارت و گزارش‌گیری از راه دور برای آنها الزامی است.
- اگر حسابدار یا مدیر مالی مجموعه پاره‌وقت با شرکت همکاری دارد.