چرا باید نرم افزار انبارداری و فروش ب نرم افزار حسابداری یکپارچه باشد؟

چرا نرم افزار انبارداری و فروش باید با نرم‌افزار حسابداری یکپارچه باشند؟

تاریخ انتشار: 09 مرداد 1400 نویسنده: rasti

قبل از رواج نرم افزار انبارداری و فروش در قالب نرم افزارهای یکپارچه تحت وب برای پوشش هر یک از فرآیندهای سازمانی از یک برنامه یا سیستم استفاده می‌شد. به تدریج پیشرفت محسوسی در مکانیزاسیون ساختارهای اداری و سازمانی ایجاد شد. توسعه سریع تکنولوژی موجب شد تا این سیستم‌ها به ویژه در سازمان‌های بزرگ، عمر چندانی نداشته و جای خود را به سیستم‌های یکپارچه بدهند.

هزینه زیاد و لزوم بکارگیری گسترده نیروی انسانی برای بکارگیری این سیستم‌ها و عدم امکان گزارش‌گیری سریع و … از جمله عواملی بود که موجب شد به مرور زمان از سیستم های مکانیزه و یکپارچه استقبال بیشتری شود.

در سیستم‌های یکپارچه‌، هر نرم افزار از چندین زیرسیستم تشکیل می‌شود. هر یک از این زیرسیستم‌ها قابلیت ارائه خروجی مجزا و خروجی مرتبط با سایر زیرسیستم‌ها را دارند. همین ویژگی موجب شد سیستم‌های یکپارچه یا جامع، بهترین جانشین برای سیستم‌های جزیره‌ای باشند.

 از آنجا که سیستم یکپارچه انبارداری و فروش معمولاً از بانک‌های اطلاعاتی مختلفی تشکیل می‌شود هر سیستم، امکان استفاده و خوانش اطلاعات از زیرسیستم‌های دیگر را نیز داراست. مثلا نرم افزار حسابداری معمولاً سیستمی یکپارچه‌است که از بخش‌های مختلفی مانند زیرسیستم انبار، فروش، خزانه‌داری، حسابداری و … تشکیل شده‌است. هر یک از این زیرسیستم‌ها علاوه بر پوشش فرآیندها، قابلیت گزارش‌‌گیری و ارائه اطلاعات تجمیعی از هر بخش را دارا هستند.

مزایای نرم افزارهای انبارداری و فروش یکپارچه
مزایای نرم افزارهای انبارداری و فروش یکپارچه

مزایای سیستم های یکپارچه انبارداری و فروش

نرم افزار انبارداری و فروش در یک سیستم یکپارچه عامل موفقیت برای هر شرکت است. این نرم افزار تجمیع اطلاعات را ممکن می‌کند و خطاها و اشتباهات کاربران را کاهش می‌دهد. به این ترتیب گردش داخلی امور در سازمان‌ها تسریع شده و به آنها اثربخشی و پویایی، می‌دهد.

یکپارچگی نرم‌افزارهای سازمانی را می‌توان ابزار قابل اعتماد مدیران سازمانی دانست؛ چون اطلاعات دقیق این ابزارها می‌تواند تضمین‌کننده موفقیت تصمیم‌گیری‌ها و استراتژی‌های راهبردی مدیران، باشد.

 از ویژگی‌های نرم افزار یکپارچه انبارداری و فروش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

کاربری آسان:

استقرار سیستم‌های یکپارچه معمولاً با یک ساختار مشابه صورت می‌گیرند و کاربری آنها بسیار ساده است. کاربر با ورود به یک نرم افزار مشخص می‌تواند تمامی کارهای اداری خود را انجام دهد.

صرفه‌جویی در سرمایه‌ها:

با توجه به مشترک بودن بسیاری از اطلاعات در زیرسیستم‌ها، ورودی اطلاعات به نرم‌افزار کاهش می‌یابد و به تبع آن از صرف هزینه، زمان و نیروی انسانی بیشتر نیز کاسته می‌شود. ضمن اینکه خرید و یک سیستم واحد به همراه خدمات پشتیبانی آن حتما هزینه کمتری نسبت به تهیه چندین سیستم جدا از هم دارد.

پشتیبانی کارآمد و سریع:

نرم‌افزارهای یکپارچه معمولا توسط یک شرکت طراحی و فروخته می‌شوند بنابراین استفاده از دانش فنی یک شرکت بسیار ساده‌تر، ارزانتر و سریعتر از ارتباط با شرکت‌های مختلف، خواهدبود.

سیستم های یکپارچه روی فروش چه تاثیری دارند؟
سیستم های یکپارچه روی فروش چه تاثیری دارند؟

تاثیر نرم افزار انبارداری و فروش یکپارچه بر درآمد شرکت

 در بازارهای امروز، دسترسی مداوم مشتریان به اطلاعات فروشگاه‌های آنلاین موجب شده تا از جزییات کامل محصولات در بازار آگاه باشند. آنها در لحظه از میزان موجودی محصولات مورد نظرشان و اینکه در انبار کدام فروشگاه موجود است، اطلاع دارند و شفاف و دقیق می‌دانند چه زمانی محصول مورد نظرشان را دریافت می‌کنند. در چنین شرایطی بدون شک، یکپارچگی نرم‌افزارها روی افزایش فروش تاثیر مستقیم دارد.

اگر یکپارچگی سازمانی بین سیستم های فروش و انبارداری و نرم افزار حسابداری انبار شرکت وجود نداشته باشد اولین تاثیر ناخوشایند آن را می‌توان در کاهش تجربه مفید مشتریان مشاهده کرد.

با استفاده از نرم افزار یکپارچه انبارداری و فروش رقابت در بازار حفظ می‌شود و پاسخ به نیاز مشتریان با کیفیت بهتری انجام می شود. نرم افزار انبارداری و فروش امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات را با کمترین میزان خطا به همراه دارد و از این طریق شرکت‌ها می‌توانند سرویس بهتری را به مشتریان خود ارائه کنند.

ارتباط سیستم انبارداری با نرم افزارهای مالی و اداری

راهکارهای یکپارچه علاوه بر داشتن قابلیت‌های کاربردی نقش مهمی را در تجزیه و تحلیل در زمینه‌های حسابداری و امور مالی برعهده دارند. آنها به کاربر کمک می‌کنند تا اموری مثل رسیدگی، کنترل، نظارت و تهیه‌ گزارش آسان‌تر و با سرعت بیشتر انجام و ارائه دهند.

این کاربردها در زمینه‌های انبار و دارایی‌ها، حساب‌‌های بانکی و صندوق‌ها، مخارج و هزینه‌ها و تهیه‌گزارش از صورت‌های مالی نیز به کمک سازمان‌ها می‌آیند؛ چراکه برای کنترل دقیق نحوه مصرف و نیاز بازار، یکپارچگی کامل با مجموعه نرم‌افزارهای مالی، اداری و پشتیبانی و کلیه واحدهای سازمان به یک ضرورت انکارناپذیر بدل می‌شود.

 اهمیت و مزایای نرم‌افزار جامع و یکپارچه انبارداری

به دلیل وابستگی اطلاعاتی که انبار با سایر واحدهای سازمان دارد با یک نرم‌افزار جزیره‌ای، امکان برآوردن همه نیازهای سازمانی وجود ندارد. برخی از مدیران برای پاسخ به این نیاز دست به انتخاب نرم‌افزار انبارداری برای حل فوری مشکل می‌زنند که این موضوع تنها درمانی عجولانه است و نمی‌تواند تمام نیازهای سازمان را پوشش دهد. یکپارچگی انبار با سایر نرم‌افزارهای سازمان دوباره‌کاری‌ها را به‌شدت در سازمان کاهش می دهد و موجب تسریع ارائه گزارشات مدیریتی می شود.

 مزایای ایجاد یک نرم‌افزار انبارداری یکپارچه با سایر نرم‌افزارها

  • کنترل و نظارت دقیق موجودی انبار
  • جلوگیری از افزایش بیش‌از حد تعیین‌شده کالاها در انبار
  • دریافت، استقرار، حفاظت از کالاها و دسترسی آسان به آنها در انبار
  • ارائه اطلاعات میزان موجودی‌ها و مصارف کالاها
  • جلوگیری از راکد شدن سرمایه در اثر خرید مازاد
  • ارائه اطلاعات به سایر واحدها و بخش‌های سازمانی
  • امکان گزارش‌گیری‌های مالی
  • بهبود تصمیم‌گیری
  • کاهش زمان ثبت و نگهداری اطلاعات
نرم افزار یکپارچه انبارداری و فروش
نرم افزار یکپارچه انبارداری و فروش
سیستم ERP

ماژول های پایه در یک سیستم ERP

تاریخ انتشار: 09 اردیبهشت 1397 نویسنده: shahin

سیستم ERP (سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی) نرم‌افزاری است که برای مدیریت تمام منابع یک شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرد. از پرداخت کارکنان گرفته تا ورود یک پیچ به شرکت، در کل همه چیز می‌تواند با استفاده از یک سیستم ERP مدیریت و ردیابی شود. نرم‌افزارهای ERP سیستم‌هایی چند منظوره هستند. آنها از تمامی فرآیندهای کسب و کار درون سازمان پشتیبانی می‌کنند.

سیستم ERP، مدیران را از طریق برنامه‌ای متمرکز در مدیریت فرآیندهای بخش‌ها و توابع مختلف یاری می‌دهد. ما می‌توانیم در تصمیمات مهم از اطلاعات ارائه شده توسط ERP بهره‌مند شویم.

ارائه دهندگان زیادی در بازار وجود دارند که سیستم‌های ERP تحت ویندوز، تحت وب یا راهکارهای ERP ابری را ارائه می‌دهند. در انواع مختلف ERP پلتفرم‌های پیاده‌سازی یا فناوری های مورد استفاده شان متفاوت هستند. اما ماژول های پایه و مشترکی وجود دارند که در هر سیستم ERP یافت می‌شوند.

بسته به نیاز سازمان‌ها همه نرم‌افزارها یکپارچه شده و یک سیستم ERP سفارشی ایجاد می‌شود. معمولا مزایای نرم افزار جامع مالی اداری برای کسب‌وکارهای متوسط از دید مدیران پوشیده نیست. ولی در برخی ‌حوزه‌های کسب‌وکار شاید هنوز ارزش سیستم‌های یکپارچه مشخص نشده باشد. تمام ماژول‌های زیر را می توان در هر سیستم ERP پیدا کرد:

منابع انسانی

انبارداری

فروش و بازاریابی

خرید

حسابداری مالی

مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

مهندسی / تولید

مدیریت زنجیره تامین (SCM)

هر مولفه‌ای که در بالا ذکر شد، برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک سازمان تعریف شده است. در ادامه شرح مختصری از ماژول های مختلف را بررسی کنیم.

مدیریت منابع انسانی (HR)

ماژول منابع انسانی سیستم ERP به تیم HR برای مدیریت کارآمد منابع انسانی کمک می‌کند. زیرسیستم HR امکاناتی از جمله، ردیابی سوابق کارکنان مانند بررسی عملکرد، پست، شرح شغل، ماتریس مهارت، ردیابی زمان و حضور و غیاب را فراهم می‌کند.

یکی از زیرمجموعه های مهم در واحد مدیریت منابع انسانی، سیستم حقوق و دستمزد است. این سیستم به مدیریت بهتر دستمزدها، جابجایی پرداخت ها و غیره کمک می‌کند. این نرم‌افزار هزینه‌های سفر و ردیابی بازپرداخت را نیز شامل می‌شود. پیگیری آموزش کارکنان نیز می تواند توسط سیستم ERP اداره شود.

انبارداری و مدیریت اموال

ماژول انبارداری می‌تواند برای ردیابی موجودی اقلام استفاده شود. اقلام را می‌توان با شماره سریال منحصر به فرد شناسایی کرد. با استفاده از این سیستم موجودی منحصر به فرد، می توانید آیتم را ردیابی کرده و مکان فعلی شان را در سازمان پیدا کنید.

به عنوان مثال، فرض کنید که شما ۱۰۰ هارد دیسک را خریداری کرده‌اید. با استفاده از یک سیستم انبارداری می‌توانید دریابید که چه تعداد هارد دیسک نصب شده است. آنها کجا نصب شده اند و یا چند هارد دیسک باقی مانده است.

نرم افزار انبارداری معمولاً شامل ویژگی‌هایی مانند کنترل موجودی، اقلام اصلی، گزارش میزان استفاده از موجودی و غیره می‌شود.

فروش از سیستم ERP

فرآیند عادی فروش شامل فرآیندهایی نظیر تجزیه و تحلیل و مدیریت تحقیقات(queries) فروش، رسیدگی به تقاضا، تهیه پیش نویس و پذیرش سفارشات فروش می‌شود.

تهیه صورتحساب فروش همراه با مالیات، ارسال / حمل کالا، ردیابی سفارش فروش در انتظار هم از جمله این امکانات است. همه این معاملات فروش توسط ماژول فروش سیستم ERP اداره می‌شوند. زیرسیستم CRM می‌تواند از ماژول فروش برای ایجاد فرصت‌های آینده کمک بگیرد.

ماژول خرید

زیرسیستم خرید شامل تمام فرآیندهایی می‌شود که با تهیه اقلام یا مواد خام مورد نیاز سازمان درگیر هستند. نرم‌افزار خرید شامل ویژگی‌هایی مانند فهرست تامین کننده یا فروشنده، ایجاد پیوند بین تامین کنندگان و ارسال درخواست مظنه به فروشندگان است.

دریافت و ضبط مظنه‌ها، تجزیه و تحلیل آنها، تهیه سفارشات خرید، ردیابی اقلام خرید، آماده‌سازی GRN‌ها (یادداشت‌های رسید رسمی)، بروز رسانی موجودی و گزارش‌های مختلف هم از آن جمله است.

ماژول خرید با ماژول موجودی انبار و ماژول مهندسی، تولید برای بروز رسانی موجودی یکپارچه و متحد است.

ماژول مالی و حسابداری

در اغلب شرکت‌های بزرگ کل جریان ورود و خروج پول یا سرمایه، توسط نرم افزار مالی تحت وب اداره می شود. این سیستم تمام معاملات مربوط به حساب مانند هزینه ها، مانده حساب ها، دفتر کل حسابداری، بودجه بندی، صورت حساب های بانکی، رسید های پرداخت، مدیریت مالیات و غیره را دنبال می‌کند.

گزارش‌گیری مالی کار ساده‌ای برای این ماژول ERP است. هر داده مالی که برای اجرای یک کسب و کار مورد نیاز است، با یک کلیک در ماژول مالی قابل دسترسی هستند.

نرم افزار مبنو به عنوان یک نرم‌افزار یکپارچه ERP تحت وب با شناختی که از فرآیندهای متنوع مالی در کسب و کارهای مختلف دارد، تمامی نیازهای مالی یک شرکت را مدیریت می‌کند و به بهره‌وری و سودآوری شرکت‌ها یاری می‌رساند. 

ماژول مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

زیرسیستم CRM از طریق خدمات مشتری بهتر و ایجاد ارتباط سالم با مشتری باعث بهبود عملکرد فروش می‌شود. تمام جزئیات ذخیره شده مشتری در ماژول CRM در دسترس خواهند بود.

نرم افزار CRM به مدیریت و پیگیری اطلاعات دقیق مشتری مانند تاریخچه ارتباطات، تماس‌ها، جلسات، جزئیات خریدهای مشتری، مدت قرارداد و غیره کمک می‌کند. گاهی می‌توان ماژول CRM را می توان با ماژول فروش به منظور افزایش فرصت های فروش ادغام کرد.

ماژول مهندسی / تولید

ماژول تولید کمک بسیار خوبی برای صنعت تولید در امر تحویل محصول بحساب خواهد آمد. این ماژول شامل ویژگی‌هایی مانند برنامه‌ریزی تولید، زمان‌بندی ماشین، استفاده از مواد اولیه، آماده سازی مواد (Bill of Material)، پیگیری روزانه پیشرفت تولید و گزارش از تولید واقعی است.

مدیریت زنجیره تامین (SCM)

ماژول مدیریت زنجیره تامین (SCM) جریان آیتم های محصول را از تولید کننده به مصرف کننده و مصرف کننده به سازنده مدیریت می‌کند. نقش های متداول شامل تولید کننده، عمده فروش، خرده فروش، توزیع کنندگان، و غیره می شود. SCM شامل مدیریت تقاضا و عرضه، بازده فروش و فرآیند جایگزینی، ردیابی حمل و نقل و … است.

امروزه بسیاری از کسب و کارهای کوچک و متوسط، در فرایند اتوماسیون خود با چالش مواجه هستند. سیستم ERP کمک خوبی برای چنین سازمان هایی است. ERP می‌تواند به طور موثر عملیات تجاری سازمان را بهینه‌سازی کند. مقدمه‌ای از ماژول‌ها، می‌تواند به شما در انتخاب و سفارشی کردن ماژول‌های سیستم ERP کمک شایانی کند.

مقالات مرتبط

تفاوت بین ERP ابری و ERP مستقر در محل
مزایا و چالشهای ERP تحت وب

مطالب مرتبط