خواب کالا

مدیریت موجودی و محاسبه خواب کالا با نرم‌افزار انبارداری

تاریخ انتشار: ۰۴ مهر ۱۴۰۱ نویسنده: تیم تولید محتوای مبنا

صاحبان کسب و کارهای اقتصادی که انبارداری و نگهداشت و ذخیره کالا یکی از محورهای اصلی فرآیندهای عملیاتی آنهاست می‌دانند که مدیریت موجودی‌کالا موفقیت آنها را تضمین می‌کند.این اصلی است که توجه به آن هر کسب و کاری را را متعادل و رو به رشد نگه‌ دارد.همه کسب و کارهای کوچک و بزرگ می‌توانند از نرم افزار انبارداری برای مدیریت موجودی کالا و پیگیری جریان کالاهای خود استفاده کنند.اهمیت مدیریت موجودی کالا در این است که سازمانها بدانند چه کالاهایی در انبار خود دارند و نحوه ورود و خروج آن چگونه است.

خواب کالا در انبار چیست؟

وقتی کالایی وارد انبار می‌شود از زمان نگه داشت تا فروش مشمول زمانی می‌شود که در اصطلاح به آن خواب کالا می‌گویند .هر چقدر این زمان کوتاه‌تر باشد می‌توان سود بیشتری برای شرکت‌ها متصور بود. کسب و کاری که موجودی بیش از حد داشته باشد‌،در حال خرید اضافه است که در این شرایط جریان نقدی محدود و به طور بالقوه کسری بودجه ایجاد می‌شود.در مقابل خواب کالا، کسری آن در انبار و به اصطلاح «کمبود موجودی کالا» به معنای از دست دادن مشتری است.سیستم مدیریت موجودی نرم‌افزار انبارداری راهکاری است که می‌تواند به مشاغل کمک کند تا بین کمبود و انبارش بیش از حد کالا خط تعادلی را برقرار کنند.

مزیت‌های کنترل خواب کالا

کنترل خواب کالا به کسب و کارها اطمینان می‌دهد تا از تأمین مستمر مواد و کالاها‌ آگاهی کافی داشته باشند و بتوانند مطابق با نیاز مشتری نسبت به تامین آن اقدام کنند.در کناری نگهداری مشتری، جلوگیری از انبارش بیش از حد و کمبود موجودی کالا و حفظ حداقل سرمایه‌ در گردش و بهینه‌سازی هزینه‌های مختلف مانند هزینه خرید‌، حمل و نقل، ذخیره‌سازی با سیستم مدیریت موجودی کالا برای کسب و کارها به راحتی قابل انجام است.این زیرسیستم به عنوان مشاوری آگاه و خودکار به صاحبان کسب و کارها می‌گوید که چه میزان موجودی در انبار دارند.

تعاریف استاندارد کنترل موجودی انبار

  • حداقل موجودی:

حداقل مقداری است که باید همیشه در قفسه‌های انبار موجود باشد. نرم افزار کنترل می کند که این میزان همیشه در انبار باقی مانده و برای نیازهای مشخص بر اساس تاییدیه خاص مدیریتی استفاده شود.

  • نقطه سفارش :

نقطه سفارش نقطه ای است زمان سفارش کالا را مشخص می کند. هنگامی که سطح موجودی به زیر این سطح از پیش تعیین شده کاهش یابد، زمان سفارش جدید فرا رسیده است.میزان سفارش بر اساس روش هایی است که در مقاله های آتی به آن پرداخته خواهد شد.

  • خروج کالا به ترتیب ورود (FIFO):

محور اصلی در مدیریت موجودی است به این معنی که صاحبان کسب و کار می‌دانند بر اساس آمار و محاسبات این سیستم باید ابتدا (موجودی قدیمی‌تر کالاها در انبار را بفروشندو نه جدیدترین کالاهای وارد شده را. این موضوع به ویژه برای محصولات فاسد شدنی برای جلوگیری از فساد بسیار مهم است.

  • محاسبه خواب کالا در انبار: 

هزینه‌های انبارداری بر اساس میزان ذخیره‌سازی شما در یک فصل مشخص، متغیر است.زمانی که انبار پر از محصولی باشد که فروش آن دشوار است ضمن اینکه هزینه‌های ذخیره‌سازی‌ کسب و کارها را افزایش می‌دهد به همین دلیل کاهش مدت ذخیره و نگهداشت کالا باید یکی از مهمترین استراتژی‌های راهبرداری در انبارها باشد.

  • کاربردهای سیستم انبار مکانیزه (WMS)

نرم افزار انبار مکانیزه (WMS) نرم افزار کاربردی است که به کنترل و مدیریت عملیات روزانه انبارداری کمک می‌کند.سیستم مدیریت انبارWMS یا مکانیزاسیون انبار با مدیریت مکانیزه انبار و بهینه‌کردن فرآیندهای کنترل و مدیریت مرکز توزیع، موجب کاهش هزینه‌ها و سودآوری کسب‌وکارها می‌شود.
اتوماسیون ایجاد شده ناشی از استقرار سیستم مدیریت انبارداری به کنترل موجودی کمک می کند به گونه‌ای که دقت، توان عملیاتی و سرعت را بهبود می بخشد.

مهمترین مزیت‌های سیستم انبار مکانیزه (WMS) عبارتند از :

  • مدیریت موجودی و کنترل ورود و خروج کالاها با دقت و سرعت بالاتر
  • افزایش کارایی و بهره وری کارکنان و استفاده بهینه از فضای انبار
  • مدیریت دقیق سفارشات با امکان گزارش‌دهی متنوع
  • ذخیره سازی، برداشت و بازیابی محصولات با سرعت و دقت بیشتر
  • امکان ارسال متن به PDA انباردارها
  • تجمیع سفارشات چند مشتری و ارسال با یک وسیله نقلیه توسط سیستم WMS
  • گزارش‌گیری از خطاهای پرسنل و تسهیل راهنمایی اپراتور در کلیه فرآیندهای انبار
  • مدیریت ارسال بار و امکان تخصیص لوکیشن به کالاها در زمان رسید کردن

اهمیت زیر سیستم خواب کالا در پویایی فرآیندهای انبارداری

هزینه های انبارداری در صورت توقف انبار در کالا برای مدتی مشخص به ویژه در بسیاری از انبارهای عمومی، هزینه‌ای به نام «خواب کالا» را به کسب کارها تحمیل می‌کند.برای محاسبه این هزینه‌ها باید اطلاعات دقیق از ورود و خروج کالاها و میزان باقی مانده از هر ورود پس از هر عملیات خروج بررسی شود که معمولا فرمولی بسیار پیچیده دارد.با استفاده از زیرسیستم خواب کالا در نرم افزار انباردار، این محاسبات به سادگی صورت می‌پذیرند؛ به طوری که کافی است بازه زمانی مورد نظر خود به عنوان دوره خواب کالا را درج کنید تا نرم افزار انبارداری به تناسب اسناد ورود و یا حتی میزان مرجوعی کالاها این محاسبات را با دقت و سرعت بسیار بالا انجام دهد.

از قابلیت‌ها و امکانات زیرسیستم «خواب کالا» می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • بکارگیری روش محاسبه تجمیع مانده از قبل، ورود و مانده کنونی
  • محاسبه دقیق بر اساس زمان ورود و خروج کالا با فاصله دلخواه
  • ثبت سند حسابداری خواب کالا
  • مشاهده اسناد قبلی در هر محاسبه
  • قابلیت ارائه خروجی اکسل و دریافت گزارش آماری
انبار_مکانیزه

روش‌های مکانیزه انبارگردانی در صنعت پخش مویرگی

تاریخ انتشار: ۰۹ شهریور ۱۴۰۱ نویسنده: نگین مطلبی

علیرغم پیشرفت تکنولوژی فرآیند انبارداری از 50 سال پیش تاکنون در کشور ما تقریبا تغییر چشمگیری نکرده است. برخی از شرکت ها (مانند دیجی کالا) ظرف یک دهه اخیر در صدد مکانیزاسیون انبار ها برآمده اند. اما اکثر شرکت ها کماکان به روش سنتی دستی در حال انبارداری هستند.بدیهی است میزان مکانیزاسیون همواره مانند هر فرآیند دیگری قابل بهبود و توسعه است. یکی از گام های اولیه مکانیزاسیون ثبت برگه های انبار شامل ورود کالا، جابجایی، خروج کالا و انبارگردانی است.این موضوع در شرکت های حوزه لجستیک و توزیع و پخش بسیار مهم است. در شرکت های پخش دارو که سری ساخت، تاریخ انقضا و در برخی از کالاها نیاز به ثبت UID وجود دارد و این اطلاعات برای سامانه هایی مانند TTAC باید ارسال گردد، این نیاز بیش از پیش به چشم می خورد. در ذیل توضیحات بیشتری در خصوص فرآیند مکانیزاسیون ثبت انبار داده شده است:

مفهوم انبارگردانی چیست و تأثیرات آن کدام است؟

«انبارگردانی» دقیق‌ترین روش کنترل موجودی کالای انبار است.به بیان‌دیگر به کنترل فیزیکی انبارها، شمارش دستی موجودی کالاها دریک یا چند بازه زمانی مشخص و مغایرت‌ گیری آنها با موجودی ثبت شده در نرم افزار انبار، انبارگردانی می‌گویند.کنترل موجودی انبار، ثبت ورود و خروج افراد، برچسب‌زنی کالاها، پلمپ انبار در مواقع مورد نیاز با هدف حفظ، نگهداری و مراقبت از مواد و کالا های موجود از فرآیندهای انبارگردانی است.
انبارگردانی یکی از مهمترین فرآیندها در شرکت هایی است که با کالا، محصول یا مواد اولیه در ارتباط هستند. هرگونه اشتباه در ثبت ورودی یا خروجی کالا در نرم افزار، عدم ثبت بخشی از رویدادهای مالی مثل خرید یا فروش، ضایعات ثبت‌نشده، سرقت و … باعث ایجاد اختلاف بین موجودی واقعی انبار و موجودی ثبت‌شده در نرم‌افزار انبار از نظر تعدادی و ریالی می‌شود. انبارگردانی کمک می کند این اختلافات و علت ریشه ای آنه مشخص شود. بر این اساس مسئولیت رفع و عدم تکرار مجدد اشتباه نیز در گام بعدی مشخص می شود.

به طور کلی انبارگردانی به 3 صورت انجام می‌شود که عبارتند از:

انبارگردانی پایان سال: 

معمولا یک بار و در پایان هر سال مالی انجام می شود و تمامی کالاها، به منظور انتقال موجودی انبار به سال بعد، شمارش می شوند.

انبارگردانی میان دوره:

این انبارگردانی در طول سال ممکن است در چند نوبت برای بخشی از کالاهای موجود در انبار و یا کلیه کالا ها صورت گیرد.

انبارگردانی تصادفی:

در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر ازموارد ذکرشده وبرای اطمینان از صحت موجودی ثبت‌شده برای کالاهای انبار است.در این مدل تنها تعدادی از کالاها به‌صورت اتفاقی شمارش می‌شوند وعدم مغایرت آن با کاردکس موجودی چک می‌شوند.

از جمله مزیت‌های انبارگردانی مکانیزه می‌توان به اطمینان از ارقام موجود در صورت‌حساب‌های مالی، کاهش خطای پرسنلی با بررسی عملکرد حسابدارها و انباردار، شناسایی و جداسازی موجودی غیرقابل‌ مصرف و ساماندهی انبار، جلوگیری از تجمع بیش‌ از حد کالا و زیان ناشی از فساد و خرابی کالاهای دارای تاریخ انقضاء اشاره کرد.در بسیاری از شرکت‌ها انباردار، علاوه بر مسئولیت‌های حفظ و نگهداری انبار و چیدمان انبار وظیفه انبارگردانی را نیز بر عهده دارد. معمولاً انبارگردانی به‌صورت دوره‌ای با حضور انباردار و همین‌طور یکی از اعضای تیم حسابداری انجام می‌شود.

انبارگردانی مکانیزه و روش‌های آن

ردیابی کالا، از چالش‌ها و دغدغه‌های هر کسب‌وکار است. چرا که آگاهی از زمان تامین کالا، تحویل آن به انبار، خروج و فروش و سایر اطلاعات کالا تا زمان رسیدن به دست مشتری نهایی از ملزومات مدیریت یک کسب‌وکار اقتصادی است.انبارهای مکانیزه با وجود بسترهای یکپارچه به انباردار این امکان را می‌دهد که با دقت و سرعت هر یک از این فرآیندها را با هزینه‌‌ای بسیار کمتر از انبارداری سنتی انجام دهد.
ارزش افزوده انبارگردانی مکانیزه برای صاحبان کسب‌وکار در ذیل اومده است:

  • کاهش خطا نیروی انسانی در ثبت اطلاعات
  • افزایش سرعت و دقت در انجام فرآیندها
  • دسترسى آسان به اطلاعات
  • افزایش شفافیت اطلاعات
  • امکان گزارش‌گیری‌های مختلف نموداری و گرافیکی
  • امکان بهره‌برداری از داشبوردهای مدیریتی برای تحلیل اطلاعات

نرم افزار انبار مکانیزه(WMS)

هدف از یک سیستم مدیریت انبار کنترل تمامی عملیات در مراحل مختلف مانند دریافت، جانمایی، جمع‌آوری و حمل کالاهاست. در روش‌های قدیمی این عملیات با کاغذ ثبت و کنترل می‌شد و با خطاهای زیاد، کند بودن فرآیندها و … همراه بود.
ارتقا و تکامل سیستم‌‌های انبار همانند سایر راهکارهای نوین است که بر حسب نیاز و به‌واسطه شرایط رقابتی بازار، افزایش دقت و سرعت در سرویس‌دهی به مشتریان ایجاد شده است. استفاده از سیستم‌های شناسایی خودکار از قبیل تجهیزات بارکد اسکنر، دستگاه‌های جمع‌آوری اطلاعات، زیرساخت شبکه بی‌سیم و نرم‌افزارهای پیشرفته امکان مدیریت در لحظه و پویای جابجایی‌های کالاها و محصول را فراهم می‌کنند.
استقرار روش‌های نوین و مؤثر با استفاده از نرم افزار انبار مکانیزه بهره‌وری در سایر فرآیندهای یک شرکت از مرحله تولید، حمل‌ونقل، سفارش گیری تا سیستم‌های حسابداری و مالی را به دنبال دارد.
سیستم انبار مکانیزه (WMS) می‌تواند به‌صورت یک نرم‌افزار مجزا با قابلیت اشتراک‌گذاری داده‌ها با سایر نرم‌افزارهای موجود در هر کسب‌وکار باشد.

 انبارگردانی-به-روش-بارکدخوانی
انبارگردانی مکانیزه

مزیت‌های سیستم انبار مکانیزه (WMS) عبارت‌اند از:

  • مدیریت موجودی و کنترل ورود و خروج کالاها با دقت و سرعت بالاتر
  • افزایش کارایی و بهره‌وری کارکنان و استفاده بهینه از فضای انبار
  • مدیریت دقیق سفارش‌ها با امکان گزارش دهی متنوع
  • ذخیره‌سازی، برداشت و بازیابی محصولات با سرعت و دقت بیشتر
  • ارسال دستور به PDA انباردارها
  • تجمیع سفارش‌ها چند مشتری و ارسال با یک وسیله نقلیه در سیستم WMS
  • گزارش‌گیری از خطاهای کارکنان و تسهیل راهنمایی اپراتور در فرآیندهای انبار
  • مدیریت ارسال بار و امکان تخصیص لوکیشن به کالاها در زمان رسید کردن.

انبارگردانی به روش بارکد خوانی

بارکد خوان‌ها و یا حتی دستگاه های همراه مثل تلفن‌های هوشمند از جمله ابزار جدید و مؤثر برای انبارگردانی در شرکت‌ها و سازمان‌ها هستند. شناسایی و پیگیری کالاها به استفاده از بارکد و ثبت خودکار اسناد آن‌ها در نرم‌افزار انبار، موجب افزایش سرعت و دقت در فرآیندهای موجود در انبارها می‌شود.
استفاده از برچسب شمارش (تگ کالا) که از یک شماره سریال، سه قسمت برای ثبت اطلاعات شمارش اول، دوم و سوم، کد کالا، نام کالا، واحد سنجش، تعداد و نام و امضای سرپرست شمارش برخوردارند قبل از شروع انبارگردانی و تسهیل شمارش کالاها و تکرار شمارش و یا از قلم افتادن کالاهایی که گردش داشته‌اند، مهم‌ترین گام استفاده از فناوری بارکد خوان در انبارگردانی مکانیزه است.

چرا باید نرم افزار انبارداری و فروش ب نرم افزار حسابداری یکپارچه باشد؟

چرا نرم افزار انبارداری و فروش باید با نرم‌افزار حسابداری یکپارچه باشند؟

تاریخ انتشار: ۰۹ مرداد ۱۴۰۰ نویسنده: rasti

قبل از رواج نرم افزار انبارداری و فروش در قالب نرم افزارهای یکپارچه تحت وب برای پوشش هر یک از فرآیندهای سازمانی از یک برنامه یا سیستم استفاده می‌شد. به تدریج پیشرفت محسوسی در مکانیزاسیون ساختارهای اداری و سازمانی ایجاد شد. توسعه سریع تکنولوژی موجب شد تا این سیستم‌ها به ویژه در سازمان‌های بزرگ، عمر چندانی نداشته و جای خود را به سیستم‌های یکپارچه بدهند.

هزینه زیاد و لزوم بکارگیری گسترده نیروی انسانی برای بکارگیری این سیستم‌ها و عدم امکان گزارش‌گیری سریع و … از جمله عواملی بود که موجب شد به مرور زمان از سیستم های مکانیزه و یکپارچه استقبال بیشتری شود.

در سیستم‌های یکپارچه‌، هر نرم افزار از چندین زیرسیستم تشکیل می‌شود. هر یک از این زیرسیستم‌ها قابلیت ارائه خروجی مجزا و خروجی مرتبط با سایر زیرسیستم‌ها را دارند. همین ویژگی موجب شد سیستم‌های یکپارچه یا جامع، بهترین جانشین برای سیستم‌های جزیره‌ای باشند.

 از آنجا که سیستم یکپارچه انبارداری و فروش معمولاً از بانک‌های اطلاعاتی مختلفی تشکیل می‌شود هر سیستم، امکان استفاده و خوانش اطلاعات از زیرسیستم‌های دیگر را نیز داراست. مثلا نرم افزار حسابداری معمولاً سیستمی یکپارچه‌است که از بخش‌های مختلفی مانند زیرسیستم انبار،فروش ، خزانه‌داری، حسابداری و … تشکیل شده‌است. هر یک از این زیرسیستم‌ها علاوه بر پوشش فرآیندها، قابلیت گزارش‌‌گیری و ارائه اطلاعات تجمیعی از هر بخش را دارا هستند.

مزایای نرم افزارهای انبارداری و فروش یکپارچه
مزایای نرم افزارهای انبارداری و فروش یکپارچه

مزایای سیستم های یکپارچه انبارداری و فروش

نرم افزار انبارداری و فروش در یک سیستم یکپارچه عامل موفقیت برای هر شرکت است. این نرم افزار تجمیع اطلاعات را ممکن می‌کند و خطاها و اشتباهات کاربران را کاهش می‌دهد. به این ترتیب گردش داخلی امور در سازمان‌ها تسریع شده و به آنها اثربخشی و پویایی، می‌دهد.

یکپارچگی نرم‌افزارهای سازمانی را می‌توان ابزار قابل اعتماد مدیران سازمانی دانست؛ چون اطلاعات دقیق این ابزارها می‌تواند تضمین‌کننده موفقیت تصمیم‌گیری‌ها و استراتژی‌های راهبردی مدیران، باشد.

 از ویژگی‌های نرم افزار یکپارچه انبارداری و فروش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

کاربری آسان:

استقرار سیستم‌های یکپارچه معمولاً با یک ساختار مشابه صورت می‌گیرند و کاربری آنها بسیار ساده است. کاربر با ورود به یک نرم افزار مشخص می‌تواند تمامی کارهای اداری خود را انجام دهد.

صرفه‌جویی در سرمایه‌ها:

با توجه به مشترک بودن بسیاری از اطلاعات در زیرسیستم‌ها، ورودی اطلاعات به نرم‌افزار کاهش می‌یابد و به تبع آن از صرف هزینه، زمان و نیروی انسانی بیشتر نیز کاسته می‌شود. ضمن اینکه خرید و یک سیستم واحد به همراه خدمات پشتیبانی آن حتما هزینه کمتری نسبت به تهیه چندین سیستم جدا از هم دارد.

پشتیبانی کارآمد و سریع:

نرم‌افزارهای یکپارچه معمولا توسط یک شرکت طراحی و فروخته می‌شوند بنابراین استفاده از دانش فنی یک شرکت بسیار ساده‌تر، ارزانتر و سریعتر از ارتباط با شرکت‌های مختلف، خواهدبود.

سیستم های یکپارچه روی فروش چه تاثیری دارند؟
سیستم های یکپارچه روی فروش چه تاثیری دارند؟

تاثیر نرم افزار انبارداری و فروش یکپارچه بر درآمد شرکت

 در بازارهای امروز، دسترسی مداوم مشتریان به اطلاعات فروشگاه‌های آنلاین موجب شده تا از جزییات کامل محصولات در بازار آگاه باشند. آنها در لحظه از میزان موجودی محصولات مورد نظرشان و اینکه در انبار کدام فروشگاه موجود است، اطلاع دارند و شفاف و دقیق می‌دانند چه زمانی محصول مورد نظرشان را دریافت می‌کنند. در چنین شرایطی بدون شک، یکپارچگی نرم‌افزارها روی افزایش فروش تاثیر مستقیم دارد.

اگر یکپارچگی سازمانی بین سیستم های فروش و انبارداری و نرم افزار حسابداری انبار شرکت وجود نداشته باشد اولین تاثیر ناخوشایند آن را می‌توان در کاهش تجربه مفید مشتریان مشاهده کرد.

با استفاده از نرم افزار یکپارچه انبارداری و فروش رقابت در بازار حفظ می‌شود و پاسخ به نیاز مشتریان با کیفیت بهتری انجام می شود. نرم افزار انبارداری و فروش امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات را با کمترین میزان خطا به همراه دارد و از این طریق شرکت‌ها می‌توانند سرویس بهتری را به مشتریان خود ارائه کنند.

ارتباط سیستم انبارداری با نرم افزارهای مالی و اداری

راهکارهای یکپارچه علاوه بر داشتن قابلیت‌های کاربردی نقش مهمی را در تجزیه و تحلیل در زمینه‌های حسابداری و امور مالی برعهده دارند. آنها به کاربر کمک می‌کنند تا اموری مثل رسیدگی، کنترل، نظارت و تهیه‌ گزارش آسان‌تر و با سرعت بیشتر انجام و ارائه دهند.

این کاربردها در زمینه‌های انبار و دارایی‌ها، حساب‌‌های بانکی و صندوق‌ها، مخارج و هزینه‌ها و تهیه‌گزارش از صورت‌های مالی نیز به کمک سازمان‌ها می‌آیند؛ چراکه برای کنترل دقیق نحوه مصرف و نیاز بازار، یکپارچگی کامل با مجموعه نرم‌افزارهای مالی، اداری و پشتیبانی و کلیه واحدهای سازمان به یک ضرورت انکارناپذیر بدل می‌شود.

 اهمیت و مزایای نرم‌افزار جامع و یکپارچه انبارداری

به دلیل وابستگی اطلاعاتی که انبار با سایر واحدهای سازمان دارد با یک نرم‌افزار جزیره‌ای، امکان برآوردن همه نیازهای سازمانی وجود ندارد. برخی از مدیران برای پاسخ به این نیاز دست به انتخاب نرم‌افزار انبارداری برای حل فوری مشکل می‌زنند که این موضوع تنها درمانی عجولانه است و نمی‌تواند تمام نیازهای سازمان را پوشش دهد. یکپارچگی انبار با سایر نرم‌افزارهای سازمان دوباره‌کاری‌ها را به‌شدت در سازمان کاهش می دهد و موجب تسریع ارائه گزارشات مدیریتی می شود.

 مزایای ایجاد یک نرم‌افزار انبارداری یکپارچه با سایر نرم‌افزارها

  • کنترل و نظارت دقیق موجودی انبار
  • جلوگیری از افزایش بیش‌از حد تعیین‌شده کالاها در انبار
  • دریافت، استقرار، حفاظت از کالاها و دسترسی آسان به آنها در انبار
  • ارائه اطلاعات میزان موجودی‌ها و مصارف کالاها
  • جلوگیری از راکد شدن سرمایه در اثر خرید مازاد
  • ارائه اطلاعات به سایر واحدها و بخش‌های سازمانی
  • امکان گزارش‌گیری‌های مالی
  • بهبود تصمیم‌گیری
  • کاهش زمان ثبت و نگهداری اطلاعات
نرم افزار یکپارچه انبارداری و فروش
نرم افزار یکپارچه انبارداری و فروش
سیستم ERP

ماژول های پایه در یک سیستم ERP

تاریخ انتشار: ۰۹ اردیبهشت ۱۳۹۷ نویسنده: shahin

سیستم ERP (سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی) نرم‌افزاری است که برای مدیریت تمام منابع یک شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرد. از پرداخت کارکنان گرفته تا ورود یک پیچ به شرکت، در کل همه چیز می‌تواند با استفاده از یک سیستم ERP مدیریت و ردیابی شود. نرم‌افزارهای ERP سیستم‌هایی چند منظوره هستند. آنها از تمامی فرآیندهای کسب و کار درون سازمان پشتیبانی می‌کنند.

سیستم ERP، مدیران را از طریق برنامه‌ای متمرکز در مدیریت فرآیندهای بخش‌ها و توابع مختلف یاری می‌دهد. ما می‌توانیم در تصمیمات مهم از اطلاعات ارائه شده توسط ERP بهره‌مند شویم.

ارائه دهندگان زیادی در بازار وجود دارند که سیستم‌های ERP تحت ویندوز، تحت وب یا راهکارهای ERP ابری را ارائه می‌دهند. در انواع مختلف ERP پلتفرم‌های پیاده‌سازی یا فناوری های مورد استفاده شان متفاوت هستند. اما ماژول های پایه و مشترکی وجود دارند که در هر سیستم ERP یافت می‌شوند.

بسته به نیاز سازمان‌ها همه نرم‌افزارها یکپارچه شده و یک سیستم ERP سفارشی ایجاد می‌شود. معمولا مزایای نرم افزار جامع مالی اداری برای کسب‌وکارهای متوسط از دید مدیران پوشیده نیست. ولی در برخی ‌حوزه‌های کسب‌وکار شاید هنوز ارزش سیستم‌های یکپارچه مشخص نشده باشد. تمام ماژول‌های زیر را می توان در هر سیستم ERP پیدا کرد:

منابع انسانی

انبارداری

فروش و بازاریابی

خرید

حسابداری مالی

مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

مهندسی / تولید

مدیریت زنجیره تامین (SCM)

هر مولفه‌ای که در بالا ذکر شد، برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک سازمان تعریف شده است. در ادامه شرح مختصری از ماژول های مختلف را بررسی کنیم.

مدیریت منابع انسانی (HR)

ماژول منابع انسانی سیستم ERP به تیم HR برای مدیریت کارآمد منابع انسانی کمک می‌کند. زیرسیستم HR امکاناتی از جمله، ردیابی سوابق کارکنان مانند بررسی عملکرد، پست، شرح شغل، ماتریس مهارت، ردیابی زمان و حضور و غیاب را فراهم می‌کند.

یکی از زیرمجموعه های مهم در واحد مدیریت منابع انسانی، سیستم حقوق و دستمزد است. این سیستم به مدیریت بهتر دستمزدها، جابجایی پرداخت ها و غیره کمک می‌کند. این نرم‌افزار هزینه‌های سفر و ردیابی بازپرداخت را نیز شامل می‌شود. پیگیری آموزش کارکنان نیز می تواند توسط سیستم ERP اداره شود.

انبارداری و مدیریت اموال

ماژول انبارداری می‌تواند برای ردیابی موجودی اقلام استفاده شود. اقلام را می‌توان با شماره سریال منحصر به فرد شناسایی کرد. با استفاده از این سیستم موجودی منحصر به فرد، می توانید آیتم را ردیابی کرده و مکان فعلی شان را در سازمان پیدا کنید.

به عنوان مثال، فرض کنید که شما ۱۰۰ هارد دیسک را خریداری کرده‌اید. با استفاده از یک سیستم انبارداری می‌توانید دریابید که چه تعداد هارد دیسک نصب شده است. آنها کجا نصب شده اند و یا چند هارد دیسک باقی مانده است.

نرم افزار انبارداری معمولاً شامل ویژگی‌هایی مانند کنترل موجودی، اقلام اصلی، گزارش میزان استفاده از موجودی و غیره می‌شود.

فروش از سیستم ERP

فرآیند عادی فروش شامل فرآیندهایی نظیر تجزیه و تحلیل و مدیریت تحقیقات(queries) فروش، رسیدگی به تقاضا، تهیه پیش نویس و پذیرش سفارشات فروش می‌شود.

تهیه صورتحساب فروش همراه با مالیات، ارسال / حمل کالا، ردیابی سفارش فروش در انتظار هم از جمله این امکانات است. همه این معاملات فروش توسط ماژول فروش سیستم ERP اداره می‌شوند. زیرسیستم CRM می‌تواند از ماژول فروش برای ایجاد فرصت‌های آینده کمک بگیرد.

ماژول خرید

زیرسیستم خرید شامل تمام فرآیندهایی می‌شود که با تهیه اقلام یا مواد خام مورد نیاز سازمان درگیر هستند. نرم‌افزار خرید شامل ویژگی‌هایی مانند فهرست تامین کننده یا فروشنده، ایجاد پیوند بین تامین کنندگان و ارسال درخواست مظنه به فروشندگان است.

دریافت و ضبط مظنه‌ها، تجزیه و تحلیل آنها، تهیه سفارشات خرید، ردیابی اقلام خرید، آماده‌سازی GRN‌ها (یادداشت‌های رسید رسمی)، بروز رسانی موجودی و گزارش‌های مختلف هم از آن جمله است.

ماژول خرید با ماژول موجودی انبار و ماژول مهندسی، تولید برای بروز رسانی موجودی یکپارچه و متحد است.

ماژول مالی و حسابداری

در اغلب شرکت‌های بزرگ کل جریان ورود و خروج پول یا سرمایه، توسط نرم افزار مالی تحت وب اداره می شود. این سیستم تمام معاملات مربوط به حساب مانند هزینه ها، مانده حساب ها، دفتر کل حسابداری، بودجه بندی، صورت حساب های بانکی، رسید های پرداخت، مدیریت مالیات و غیره را دنبال می‌کند.

گزارش‌گیری مالی کار ساده‌ای برای این ماژول ERP است. هر داده مالی که برای اجرای یک کسب و کار مورد نیاز است، با یک کلیک در ماژول مالی قابل دسترسی هستند.

نرم افزار پخش مویرگی مبنو به عنوان یک نرم‌افزار یکپارچه ERP تحت وب با شناختی که از فرآیندهای متنوع مالی در کسب و کارهای مختلف دارد، تمامی نیازهای مالی یک شرکت را مدیریت می‌کند و به بهره‌وری و سودآوری شرکت‌ها یاری می‌رساند. 

ماژول مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

زیرسیستم CRM از طریق خدمات مشتری بهتر و ایجاد ارتباط سالم با مشتری باعث بهبود عملکرد فروش می‌شود. تمام جزئیات ذخیره شده مشتری در ماژول CRM در دسترس خواهند بود.

نرم افزار CRM به مدیریت و پیگیری اطلاعات دقیق مشتری مانند تاریخچه ارتباطات، تماس‌ها، جلسات، جزئیات خریدهای مشتری، مدت قرارداد و غیره کمک می‌کند. گاهی می‌توان ماژول CRM را می توان با ماژول فروش به منظور افزایش فرصت های فروش ادغام کرد.

ماژول مهندسی / تولید

ماژول تولید کمک بسیار خوبی برای صنعت تولید در امر تحویل محصول بحساب خواهد آمد. این ماژول شامل ویژگی‌هایی مانند برنامه‌ریزی تولید، زمان‌بندی ماشین، استفاده از مواد اولیه، آماده سازی مواد (Bill of Material)، پیگیری روزانه پیشرفت تولید و گزارش از تولید واقعی است.

مدیریت زنجیره تامین (SCM)

ماژول مدیریت زنجیره تامین (SCM) جریان آیتم های محصول را از تولید کننده به مصرف کننده و مصرف کننده به سازنده مدیریت می‌کند. نقش های متداول شامل تولید کننده، عمده فروش، خرده فروش، توزیع کنندگان، و غیره می شود. SCM شامل مدیریت تقاضا و عرضه، بازده فروش و فرآیند جایگزینی، ردیابی حمل و نقل و … است.

امروزه بسیاری از کسب و کارهای کوچک و متوسط، در فرایند اتوماسیون خود با چالش مواجه هستند. سیستم ERP کمک خوبی برای چنین سازمان هایی است. ERP می‌تواند به طور موثر عملیات تجاری سازمان را بهینه‌سازی کند. مقدمه‌ای از ماژول‌ها، می‌تواند به شما در انتخاب و سفارشی کردن ماژول‌های سیستم ERP کمک شایانی کند.

مقالات مرتبط

تفاوت بین ERP ابری و ERP مستقر در محل
مزایا و چالشهای ERP تحت وب

مطالب مرتبط