روش پیاده سازی نرم افزارحسابداری در سازمان‌ها

روش پیاده سازی نرم افزار حسابداری در سازمان‌ها براساس اندازه و نوع کسب وکار سازمان تفاوت‌های جزیی دارد. اما با توجه به تشابهات فرآیندهای مدیریت مالی، می‌توان تجربیات پیاده سازی نرم افزار حسابداری را تدوین کرد و بکار گرفت.

نرم‌افزار حسابداری، منبعی ارزشمند برای کسب‌و‌کارها در دنیای مدرن است. این سیستم اجازه می‌دهد تا از معاملات مالی ردیابی دقیقی صورت بگیرد که با انواع گزارش‌ها، تجزیه و تحلیل‌ها قابل بازبینی و ارزیابی است.

سیستم حسابداری در نرم‌افزار ERP تحت وب را می‌توان از اولین ابزارهای کاربردی دانست که توسط مهندسین نرم‌افزار برای استفاده در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ طراحی شدند. با هدف توسعه این نرم‌افزارها بود که زبان‌های برنامه‌نویسی مخصوص محاسبات عددی توسعه پیدا کرد. از این طریق سرعت ورود اطلاعات و گزارش‌گیری به طرز چشمگیری، افرایش یافت.

طراحان این سیستم‌ها با قوانین و قواعد سازمان‌های حاکمیتی مانند سازمان امور مالیاتی و وزارت دارایی منطبق شدند. استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری گزارش‌های مدیریتی و ارتباط با این سازمان‌ها را تسهیل می‌کند.

کارکرد نرم‌افزار حسابداری مالی در سازمان

نرم‌افزار حسابداری قلب گزارش‌گیری سازمان در حوزه مالی و ابزار اصلی تصمیم‌گیری در حوزه مدیران است. بر اساس گزارش‌های مالی، چشم‌اندازها و مسیر حرکت سازمان مشخص و یا اصلاح می‌شود. بر اساس اطلاعات و شاخص‌های ارائه شده توسط نرم‌افزارهای حسابداری، ارزش ریالی دارایی‌ها مشخص می‌شود. بهای تمام شده محصولات، میزان بدهی‌های کوتاه و بلندمدت شرکت هم مرتبا قادر رصد خواهد بود. از این طریق میزان سود یا زیان شرکت به صورت شفاف و براساس آمار و اطلاعات مشخص قابل بازبینی و مشاهده است.

مزیت بزرگی که در نرم‌افزارهای حسابداری وجود دارد به شما این امکان را می‌دهد تا مطالبات و پرداختی‌ها را در سیستم ضبط کنید. این سیستم‌ها امکانی برای پیش‌بینی موقعیت جریان وجه نقد را در آینده فراهم می‌کنند.

به عنوان مثال، اگر تمام صورتحساب‌های کسب‌وکار مشتری خود را به خوبی در برنامه وارد کرده باشید، می‌توانید گزارشات کاربردی و مفیدی تهیه کنید. این گزارشات به شما می‌گویند آیا بین میزان آنچه اکنون دارید و آنچه انتظار دارید، پول کافی خواهید داشت یا نه؟ با پیاده سازی نرم افزار حسابداری، صورتحساب‌های موعد گذشته قابل ردیابی است. این سیستم تمام صورتحساب‌ها و فاکتورها را در سابقه نگه داری می‌کند. به این ترتیب نرم‌افزار حسابداری می‌تواند هزینه‌های اضافه را کم کند.

اهمیت تطبیق‌ پذیری نرم افزار حسابداری با قوانین و مقررات مالی

برای موفقیت در سازمان‌دهی واحد مالی و یک مجموعه منظم، دقیق، شفاف و پاسخگو در مجموعه حسابداری باید از زیرساخت مناسب نرم افزاری استفاده شود. روش‌های مشخص، تدوین شده و دقیق و کنترل صحیح عملیات و اطلاعات ثبت شده در کارآیی این فرآیند اهمیت دارد. قبل از پیاده‌سازی بررسی اینکه می‌تواند قدم مهمی باشد.

در پیاده‌سازی موفق نرم‌افزار مالی، توجه به روش‌های اجرا و ایجاد مقررات و شیوه‌های ثبت اطلاعات، اهمیت زیادی دارد. باید توجه داشته باشید که طبق قوانین جاری کشور«سازمان حسابرسی» مرجع تدوین اصول و ضوابط حسابداری و حسابرسی است.

برای انتخاب نرم‌افزار حسابداری در نظر داشته باشید که در حال سرمایه‌گذاری برای یکی از مهم‌ترین ابزارهای جمع‌آوری اطلاعات و گزارش‌گیری درست و بهینه در شرکت هستید. بنابراین انتخابی را انجام دهید که بتوانید بر روی آن به‌طور بلندمدت، کار کنید. مهم است که در طول زمان، مجبور به کنارگذاشتن آن و خرید نرم‌افزار دیگری نشوید.

فاکتورهای مهم در پیاده سازی نرم‌ افزار حسابداری

برای انتخاب نرم‌افزار مناسب به گزینه‌های زیر دقت کنید:

اولویت‌دهی به مدیریت کارآمد مالی

 فراموش نکنید که نخستین مزیت نرم‌افزار مدیریت معاملات مالی کسب‌وکارتان است. بنابراین پیش از هر کاری درباره اهمیت کارکرد و ملزومات تهیه این نرم‌افزار مطالعه و تحقیق کنید. به یاد داشته باشید نرم‌افزارها به تناسب ابعاد و مشخصات کسب‌وکارها طراحی می‌شوند‌. پس تلاش کنید با شناخت دقیقی از حوزه فعالیتتان و گستره کسب‌وکارتان، نرم‌افزار حسابداری مالی یکپارچه را انتخاب کنید.

کاهش خطا و افزایش دقت در محاسبات

پیاده سازی نرم افزار حسابداری با افزایش دقت و صحت سوابق به کاهش یا حذف خطاهای انسانی در محاسبات منجر می‌شود.

• سرعت و یکپارچگی نرم افزار حسابداری

استفاده از نرم‌افزار حسابداری به پردازش حساب‌ها سرعت بیشتری می‌دهد. نرم‌افزار حسابداری این امکان را می‌دهد که برای افزایش بهره‌وری از امکانات دیگری مانند اتوماسیون استفاده کرد، برای مثال، اگر در یک کسب‌وکار نیاز به ثبت مالیات بر فروش در تمام معاملات آن است، نرم‌افزار حسابداری می‌تواند برای انجام این کار برای هر ورودی به‌طور خودکار طراحی شود.

• صرفه‌جویی مالی در سازمان

مزیت‌های نرم‌افزار حسابداری باعث می‌شود تا هزینه‌های کلی سازمان کاهش یابد. استفاده از یک برنامه حسابداری اجازه می‌دهد تا کارهای بزرگ و بیشتری با تعداد نفرات کمتری انجام شوند. نیروی انسانی از نقش انجام دهنده کار به «عامل نظارت» تغییر جایگاه می‌یابند و بیشتر کنترل‌گر می‌شوند تا محاسبه‌گر.

• گزارش‌گیری‌های متنوع نرم افزار حسابداری

فرض کنید که مدیر مالی یک شرکت به یک گزارش از سود و زیان سازمان در یک دوره زمانی کوتاه‌مدت نیاز دارد. برای تهیه این گزارش چه می‌کنید؟!

بسیاری از سیستم‌های نرم‌افزار حسابداری ساخته شده‌اند تا به‌سادگی و با استفاده از ماژول گزارش‌گیری و کلیک روی یک دکمه، گزارش‌های متنوعی را تهیه کنند. درحالی‌که تهیه این گزارش‌ها به صورت دستی یک کار حجیم و وقت‌گیر بود، ماژول گزارش‌گیری نرم‌افزار حسابداری آن را به یکی از هیجان‌انگیزترین ابزارهای سازمانی بدل کرده است.

• محاسبه مالیات

محاسبه مالیات کسب‌وکار، فرآیندی پیچیده است که به پیگیری دقیق تمام مالیات معاملات کسب‌وکار نیاز دارد. نرم‌افزار حسابداری کمک می‌کند تا این فرایند به صورت ساده‌تر و با تضمین لحاظ کردن تمام جزئیات مالی کسب‌وکار انجام شود.

• ساختار کدینگ حساب‌ها:

مهم‌ترین بخش در پیاده‌سازی نرم‌افزار حسابداری در یک سازمان، پیاده‌سازی ساختار کدینگ حساب‌ها، متناسب با نیازهای آن مجموعه است.

کدینگ حساب‌ها زیرساخت و شالوده اصلی پیاده‌سازی حسابداری در سازمان است و طراحی درست و متناسب با نیازهای سازمان نیازمند تحلیل و صرف زمان توسط حسابداران خبره و باتجربه است. این کدینگ بنابر امور مختلف مانند توسعه یا تغییر فعالیت یا گسترش جغرافیایی سازمان می‌تواند اصلاح و تغییر یابد.

پیاده سازی نرم افزار حسابداری با قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم‌ها

نرم‌افزار مالی و حسابداری به عنوان قلب فرآیند مالی است و به گونه‌ای طراحی می‌شود که در هر نوع شرکت بازرگانی، پیمانکاری، تولیدی و… قابل استفاده باشد.

نرم‌افزار حسابداری، دریافت کننده سند از کلیه زیرسیستم‌های دیگر مانند نرم‌افزار خزانه‌داری، خریدوفروش کالا، انبار و حسابداری انبار، اموال و دارایی‌های ثابت، حقوق و دستمزد است. پیاده سازی نرم افزار حسابداری موجب می‌شود اطلاعات از طریق وب‌سرویس از نرم‌افزارهای فروش آنلاین، سند درآمد و سند دریافت وجه را دریافت کند. این نرم‌افزار، حلقه ارتباطی و نقطه پایانی عملیات مالی در سازمان است و مانند یک کنترل‌کننده، صحت و دقت عملکرد واحدهای دیگر را بررسی می‌کند.