چگونه یک سیستم ERP مناسب و کارآمد انتخاب کنیم؟

مراحل انتخاب یک سیستم ERP مناسب و کارآمد متناسب با ساختار اداری شرکت‌های بهره‌بردار ممکن است متفاوت باشد. اما با وجود این تفاوت‌ها، فرآیند انتخاب نرم‌افزار ERP را می‌توان به طور کلی صورت‌بندی و تدوین کرد.

• تعریف یک سیستم ERP
• نتایج اصلی انتخاب سیستم ERP
• مزایای استفاده از نرم‌افزار ERP
• تاثیر سیستم ERP در بهره وری سازمان‌ها
• اهداف اصلی انتخاب سیستم ERP
• مراحل انتخاب سیستم ERP

تعریف یک سیستم ERP

راهکار جامع برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) و یا ERP مجموعه‌ای گسترده از فعالیت‌های ساماندهی داده است. این راهکار مدیریت داده‌ها و اطلاعات فرآیندهای یک سازمان را با ایجاد بانک اطلاعاتی یکپارچه،بهبود می‌دهد.

نرم‌افزار ERP با واژه‌های مثل برنامه‌ریزی منابع سازمان، سامانه ERP، نرم‌افزار جامع، نرم‌افزار جامع سازمانی، سیستم یکپارچه و.. نیز شناخته می‌شوند. راهکار برنامه‌ریزی منابع سازمان‌، سیستم اطلاعاتی پیکره‌بندی شده‌ای است که برای مکانیزه کردن فعالیت‌ها و کارآمدی فرآیندهای سازمان بکار می‌رود.

پیکربندی سیستم ERP در سه سطح فرآیندهای‌ استراتژیک‌، کنترل‌های‌ مدیریتی و کنترل‌های عملیاتی عمل می‌کند. این راهکار از مجموعه‌ای از سیستم‌های نرم‌افزاری متصل به هم تشکیل شده است. یکپارچگی سیستم‌ها به سازمان‌ها اجازه می‌‌دهد‌ تا‌ بتوانند‌ منابع خود را مؤثرتر اداره کنند. سازمان‌ها می‌توانند با مدیریت اطلاعات فرآیندهای‌ کاری‌، هزینه‌ها را کاهش داده و کارایی را افزایش دهند.

نرم‌افزارهای ERP داده‌های موجود در یک سازمان را در‌ اختیار کاربرانی قرار می‌دهند که به آن نیاز دارند. چنین سیستمی به‌تمامی افراد یک مجموعه اجازه می‌دهد تا حتی با وجود پراکندگی جغرافیایی در هماهنگی و نظم سازمانی مشخصی با هم کار کنند.

نتایج اصلی انتخاب سیستم ERP

این نرم‌افزار با ارائه راهکار جامع برنامه‌ریزی منابع سازمانی، بهره‌وری را در شرکت‌ها به ارمغان می‌آورد. تاثیر ERP در مدیریت هزینه‌های سازمانی به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا منابع خود را بهتر مدیریت کنند. مدیریت منابع از امور مالی و حسابداری، منابع انسانی، مدیریت تولید و مواد، گرفته تا حوزه‌های جدیدتری مثل هوش تجاری، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، مدیریت زنجیره تأمین و.. را شامل می‌شود.

هدف از پیاده‌سازیERP یکپارچه‌سازی فرایندهای اصلی کسب‌و‌کار در یک سیستم واحد است. آنچه نرم‌افزار یکپارچه ERP را از دیگر نرم‌افزارهای مستقل، متمایز می‌کند، پایگاه داده متمرکز آن است. تمرکز اطلاعات کمک می‌کند که ماژول‌های مختلف به اطلاعات مراحل قبلی دسترسی یابند و ادامه فرآیند با سرعت و دقت بالاتری اجرا شود.

به بیان دیگر ذخیره‌سازی متمرکز داده‌ها به کاربران در هر بخش اجازه می‌دهد تا به‌سرعت به اطلاعات مورد نیاز برای تجزیه‌وتحلیل و عملیات، دسترسی پیدا کنند. در نبود یک سیستم ERP کارمندان مجبورند در بخش‌های مختلف با تعداد زیادی نرم‌افزار گزارش‌های خود را جداگانه مدیریت کنند. اما پیاده‌سازی نرم‌افزارهای ERP امکان تولید گزارش از یک سیستم واحد و متمرکز را فراهم می‌کند. 

مزایای استفاده از نرم‌افزار ERP

نرم‌افزار ERP، داده‌های شرکت یا سازمان را به‌طور آنی در دسترس همه کاربران قرار می‌دهد. بنابراین آگاهی کارکنان از تغییرات و سازگاری با فرآیندهای جدید به‌سرعت رخ می‌دهد. داده‌های نرم‌افزار ERP زمینه تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر را ایجاد می‌کند. یعنی داده‌ها با سهولت بیشتری به اشتراک گذاشته می‌شوند و حتی می‌توانند در پیش‌بینی رخدادهای آینده به کمک مدیران بیایند.

بعضی از مزایای مهم استفاده از نرم‌افزار ERP عبارتند از:

• کاهش هزینه‌ها و ریسک‌ها
• افزایش بازدهی و بهره‌وری سازمانی
• ساده‌سازی، استانداردسازی و نوآوری در فرایندهای کسب‎‌و‌کار
• یکپارچگی اطلاعات و داده‌ها و به اشتراک‌گذاری آن‌ها
• تقویت و بهبود مدیریت زنجیره تأمین
• رشد کسب‌و‌کار از طریق مدیریت فرایندهای پیچیده کسب‌و‌کار
• ایجاد چشم‌انداز توسعه‌ای در حوزه‌های مختلف به‌ویژه نیازهای مشتریان
• امکان گزارش‌گیری، برنامه‌ریزی و کنترل سودآوری کسب‌وکار
• افزایش رضایت و امنیت داده‌ها با اصلاح پایگاه داده
• پشتیبانی و امکان کنترل دسترسی کارمندان

تاثیر سیستم ERP در بهره وری سازمان‌ها

درباره تأثیر عوامل موثر در بهره‌وری سازمان‌ها، مطالعات متعددی انجام شده است. در این مطالعات سهم و درجه تأثیر هر یک از عوامل بر سطح بهره‌وری مورد بررسی قرار گرفته است. یکی از متغیرها و یا عوامل سازمانی مؤثر بر بهره‌وری روش انجام کار (Work Method) است. مطابق نتایج تحقیقات بهره‌وری سازمانی، از نظر آماری همبستگی شدیدی بین ارتقاء بهره‌وری و اصلاح روش انجام کار وجود دارد.

یکی از این تحقیقات در دانشگاه دال حوز کانادا انجام شده است. تحقیق دانشگاه دال حوز نشان می‌دهد که ۶درصد عملکرد سازمان‌ها مربوط به مهارت کارکنان، ۹ درصد مرتبط با تعهد کارکنان و ۸۵ درصد آن نیز به ساختارها و روش‌های انجام کار مربوط می‌شود.

با پیشرفت روز افزون صنعت نرم‌افزار و انتخاب سیستم ERP، بخش عمده ای از مباحث مرتبط با سیستم‌ها و روش‌های انجام کار متحول شده است. امروزه در سازمان‌ها با تنوع وسیعی از نرم افزارها و سیستم‌های اطلاعاتی مواجه هستیم. هر کدام از این نرم‌افزارها بر حوزه و بخش خاصی از فرآیند تجاری متمرکز شده و ابزاری قدرتمند را برای مدیریت فراهم کرده‌اند.

از سوی دیگر پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP:Enterprise Resource Planning)، به عنوان ابزار توانمندساز سازمانی مورد نظر مدیران قرار می‌گیرد. انتخاب سیستم ERP نه تنها به بسترسازی ساختار سازمانی و فرآیندهای کاری (زیرسیستم‌ها) توجه دارد که بسترهای فرهنگی اجتماعی و اقتصادی (فراسیستم‌ها) سازمانی را نیز مورد توجه قرار می‌دهد‌.

در طراحی سازمان‌های داده محور، از نرم افزار ERP به عنوان ابزاری برای افزایش شفافیت، کاهش هزینه‌ها و کاهش خستگی نیروی کار استفاده می‌شود. با پیاده‌سازی نرم افزار ERP، شرایط عملکرد خوب در سازمان فراهم می‌آید که این خود اساس مدیریت بهره‌وری را شکل می‌دهد .

اهداف اصلی انتخاب سیستم ERP

مدیران سازمان‌های تجاری و کسب و کارها در صنایع مختلف با هدف ایجاد راهکار جامع برنامه‌ریزی منابع سازمان از ERP استفاده می‌کنند. این سیستم‌ اطلاعات‌ موجود در سازمان را در‌ تمام‌ حوزه‌های‌ فعالیت آن به‌طور یکپارچه و منسجم جمع‌آوری می‌کند. این اطلاعات و نتایج آن در اختیار ذی‌نفعان و استفاده‌کنندگان آن‌ در‌ سطوح‌ مختلف سازمان قرار می‌گیرد. اهداف اصلی راه‌اندازی نرم‌افزار ERP را می‌تواند به شکل زیر شرح داد:

یکپارچه شدن اطلاعات مالی سازمان

امروزه شرکت‌ها سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی را با محوریت برنامه‌های مالی از جمله نرم افزار حسابداری شرکتی، حساب‌های پرداختنی، دفتر کل و دارایی‌های ثابت و. . پیاده‌سازی می‌کنند. با به‌کارگیری نرم افزار ERP و برنامه‌های تحت وب، روش‌های حسابداری بهبود چشمگیری می‌یابند. تسریع گردش اطلاعات واحدهای مدیریتی را برای تصمیم‌گیری به‌موقع، آماده می‌کند.

قیمت‌‌گذاری محصولات

برنامه‌ریزی منابع سازمانی از روش‌های قیمت‌گذاری پیشرفته ازجمله قیمت‌گذاری استاندارد، واقعی و قیمت‌گذاری بر پایه فعالیت، پشتیبانی می‌کند. تمام این روش‌های قیمت‌گذاری و اطلاعات مرتبط با آن از طریق پایگاه داده مالی هماهنگ عمل می‌کنند. ERP تجزیه ‌و تحلیل قیمت‌گذاری را تسهیل می‌کند.

مدیریت موجودی انبار و مدیریت انبارداری

انتخاب سیستم ERP به گردش فرآیند تولید کمک می‌کند و مشاهده فرآیند انجام سفارش در شرکت را بهبود می‌بخشد. این نرم‌افزار برای تولیدکنندگان چندملیتی، متشکل از چند شرکت و چند کارگاه و انبارهای توزیع‌شده نیز کارکرد مفیدی دارد. این سیستم با یکپارچه شدن سیستم مدیریت انبارداری با نرم افزار حسابداری انبار به عملکرد سریع زنجیره تامین منتهی می‌شود.

توزیع و تحویل محصول به مشتری

ERP با تعریف فرآیندهای لجستیک به انعطاف‌پذیری و بهره‌وری و همچنین تحویل به‌موقع کالا از انبار به مشتری، کمک می‌کند. این سیستم از برنامه‌ریزی خودکار یا دستی کارها، برنامه‌ریزی حمل‌ونقل و شبکه توزیع و پخش مویرگی نیز پشتیبانی می‌کند.

مراحل انتخاب سیستم ERP

برای آنکه بتوانید نرم‌افزار ERP مناسبی انتخاب کنید، پیش از هر چیز باید اهداف و انتظاراتتان را مشخص کنید. اگر با سیستم ERP آشنایی کافی ندارید، از شرکت‌های ارائه‌دهنده این خدمات بخواهید تا اطلاعات کافی در اختیارتان بگذارند. برای این کار کافی است برای سرویس‌دهنده توضیح دهید که به دنبال چه چیزی هستید. در آن صورت متوجه می‌شوید که آن‌ها چه خدماتی می‌توانند در اختیار شما قرار دهند.

در فرآیند انتخاب سیستم ERP، می‌توانید فهرستی از انتظارات خود برای شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات نرم‌افزاری ارسال کنید. این نوع مستند که شامل جزییات خواسته‌هایتان درباره سیستم‌های یکپارچه نرم‌افزاری است.
این مستند RFP یا ( Request for Propsal) یا درخواست برای پیشنهاد نامیده می‌شود.

RFP ها معمولا فایلها و مستندات متنی هستند که در آن درخواست جزییات فنی و قابلیت‌های تخصصی محصول یا خدمات مورد تقاضا تشریح می‌شود. علاوه بر فهرست امکانات و قابلیت‌های فنی، برخی بخش‌هایی که می‌توانید در مستند RFP درج کنید شامل موارد زیر است:

مدت پیاده‌سازی سیستم ERP

پیاده‌سازی سیستم ERP چقدر طول می‌کشد؟ در مراحل پیاده‌سازی، چه منابعی باید فراهم شود؟ اختلالات عملکردی محدود به چه مواردی هستند و در چه صورت ممکن است با چنین اختلالاتی مواجه شویم؟

سطح نیاز به سفارشی‌سازی سیستم ERP

تا چه میزان می‌توان سیستم را مطابق نیازهای اختصاصی یک سازمان یا کسب‌وکار سفارشی‌سازی کرد؟ انجام چنین سفارشی‌سازی‌هایی چه زمانی ضروری است؟ چه زمانی می‌توان از ماژول‌ها، گزارش‌ها یا دیگر منابعی که در حال حاضر موجودند و سرویس‌دهنده برای صنعت و کسب‌وکارهای مشابه ایجاد کرده استفاده کرد؟

مدیریت پروژه راه‌اندازی سیستم ERP

شرکت نرم‌افزاری چگونه قرار است این پروژه را مدیریت کند؟ آیا فرد مشخصی رابط با آن شرکت خواهد بود؟ شرکت نرم‌افزاری چگونه در پیگیری و ردیابی روند پیشرفت پروژه کمک خواهد کرد؟ در صورت وجود مشکل چه کسی و در چه بازه زمانی پاسخگو است؟

کاربردپذیری و انعطاف سیستم ERP

تطبیق‌پذیری کاربران یکی از اساسی‌ترین قسمت‌های اجرای موفقیت‌آمیز یک سیستم ERP است. برای اینکه بتوان از برآورده شدن این شرط مطمئن شد، باید مشخص شود که کار با این سیستم تا چه اندازه برای کاربران نقش‌های مختلف، آسان و قابل‌درک است.

هزینه‌های خرید لایسنس و خدمات پشتیبانی سیستم ERP

در توافقات استفاده از این سیستم، ساختار هزینه‌های در نظر گرفته‌شده به چه شکل است؟ کدام هزینه‌ها را باید پیش‌پرداخت کرد و کدام هزینه‌ها در قالب پرداخت‌های ماهیانه انجام می‌شوند؟ 

علاوه بر موارد بالا باید به هزینه‌های پروژه، چگونگی انتقال داده‌ها،به‌روزرسانی و پشتیبانی،انعطاف‌پذیری پلتفرم
و چگونگی آموزش نیز بپردازیم